Ari Hovin toimitusjohtaja Jari Ylisen mukaan mikrotietokoneen tulolla yrityksiin oli aikanaan monella tavalla ratkaiseva merkitys datan hyödyntämisessä. Ihmiset pääsivät kiinni dataan aivan uudella tavalla verrattuna aikaisempaan ja osin rinnalle jäävään minitietokonearkkitehtuuriin. Mikrotietokone valtaannutti käyttäjät käsittelemään tietoa.
Keskusteltaessa datan merkityksestä liiketoiminnalle, Ylinen vertasi datan ja liiketoiminnan muodostamaa paria takavuosien keskusteluun IT:n ja liiketoiminnan yhteenlinjaamisesta. Hänen kokemuksensa mukaan jokaisessa datan hyödyntämiseen tähtäävässä projektissa joudutaan keskustelemaan siitä, miten data saataisiin osaksi liiketoimintaa. Data mielletään helposti IT-asiaksi, mikä vaikeuttaa asioiden viemistä eteenpäin. ”Jos jollain organisaatiolla on halu tai näkemys siitä, että data on heille merkityksellistä, datahan on silloin liiketoimintaa”, Ylinen korosti. ”Ihan samaan tapaan kuin öljy-yhtiölle öljy on osa liiketoimintaa”.
Dataa on kutsuttu nykyajan öljyksi. Dataan liittyy osaaminen ja kyvykkyys, jotta siitä saadaan käytettävää ja hyödynnettävää – mutta niin liittyy öljyynkin. Ei öljy-yhtiötä paljon lämmitä tieto, että maan alla on öljyä, se pitää saada sieltä ylös ja osata käsitellä tuotteiksi.
Moni datan hyödyntämisprojekti on lähtenyt tilanteesta, jossa johto on oivaltanut tai saatu oivaltamaan datan merkitys. ChatGPT:n tapaiset uudet teknologiat tulevat todennäköisesti lisäämään johdon havahtumista datan merkitykseen. Yleinen ratkaisu on lähteä keräämään dataa. Ylisen kokemuksen mukaan lähes aina tilanne on se, että havahtumisen jälkeen ensimmäisenä lähdetään rakentamaan infrastruktuuria datan keräämiseen ja säilyttämiseen. Ylisen mukaan ratkaisu on ymmärrettävä ja väärä.
”Datainfrahankkeet ovat hitaita mutta kankeita. Helposti menee vuosi, kaksi tai kolme vuotta pienessäkin organisaatiossa, ilman hajuakaan siitä, mitä datalla ollaan tekemässä”, Ylinen painotti. Tässä vaiheessa havahdutaan datastrategian tarpeeseen. Datan hyödyntämisessä tarvitaan liiketoimintanäkemystä, -osaamista ja -ymmärrystä, sillä datahan on osa liiketoimintaa. ”Ja siinä kohtaa ne haasteet tulevat. Tästä kohdasta harvat ovat päässeet eteenpäin”, Ylinen kertoi. On lähdetty liian isosti liikkeelle keräämään dataa ajatellen, että se on ratkaisevaa, että dataa on saatu kerättyä ja paljon. Ja siitä lähtisi datan hyödyntäminen itsekseen liikkeelle. Usein alan konsultitkin ohjaavat asiakasyrityksiään rakentamaan datan keräämiseen ja säilyttämiseen infraa, sen sijaan, että lähdettäisiin ketterästi liikkeelle.
Vaikka lähtiessä olisi ollut liiketoimintanäkemys ja -tarve datan hyödyntämiselle, viimeistään monivuotinen infrahanke tappaa uskon ja toivon datan hyödyntämistä kohtaan. Ilmiö vaivaa yhtä hyvin yrityksiä kuin julkishallintoa. Vastakohdaksi tälle Ylinen kertoi yhdestä ensimmäisestä projektistaan, jossa lähdettiin liikkeelle ketterästi hyödyntämisnäkökulman kautta. Muutaman vuoden päästä yritykselle oli kyllä syntynyt datavarasto, mutta se syntyi kokemusten kautta ja datasta oli ehditty saada kosolti hyötyä ennen investointeja datan varastoimiseen. Tässä vaiheessa erään lehden toimittaja oli käynyt tutustumassa hankkeeseen ja päätellyt, että ensin tarvitaan tuo datavarasto.
Tuossa vanhassa hankkeessa oli sellaista pragmaattisuutta, jota Ylinen harvoin näkee nykyään tuoreissa hankkeissa. Ja joka olisi täysin käyttökelpoista nykyäänkin. Nykyään dataa on paljon enemmän kuin ennen, mutta valitettavasti hyödyntämisessä ei ole juurikaan edetty, pikemminkin otettu taka-askelia. ”Se on johtamiskysymys”, Ylinen painotti.
6.10.2023 | IT Insider -verkkotapahtuma
Datastrategiaprosessi liiketoiminnan ja datan sillanrakentajana
Miten johtaa tietoa niin, että tiedolla johtaminen ja tietotuotanto ovat koko organisaation yhteinen asia ja tietokulttuurin kehittäminen kaikkien vastuulla?
Ylisen mukaan datastrategiatyö voi lähteä liikkeelle IT:stä
tai johdosta. Kolmas vaihtoehto on, että asia nousee esiin liiketoimintastrategian
laadinnan yhteydessä. ”Jos aloite tulee IT:stä, taustalla on usein se, että on
saatu massiivinen datainfra aikaiseksi ja aloite on usein hätähuuto:
’Liiketoiminta hei, auttakaa meitä! Ei tämä ole meidän juttu, eikä me selvitä
yksin, jos ette tule mukaan’. Ja sitten joudutaankin tuohon IT ja
liiketoiminnan yhteenlinjaamishaasteeseen”. Jos aloite tulee johdosta, se usein
konkretisoituu vaatimukseksi ja syytökseksi IT:lle tyyliin ”mekin olemme
datatalo, mutta miksei meillä hyödynnetä dataa”. Taustalla voi olla ylimmän johdon
keskustelut vaikkapa toisten yritysten johtajien kanssa. Tilanne on kuitenkin
parempi, kun aloite tulee johdosta, sillä silloin ei ole ehditty rakentaa massiivista
datainfraa ja voidaan lähteä liikkeelle ketterämmin, jolloin tuloksia saadaan
sitä mukaa, kun hanke etenee – eikä vasta monen vuoden päästä. Silloin datan
hyödyntämisellä on business case.
Business casen (projektin perustelun) tekemistä ei tällä alueella yleisesti osata. Ja jos edetään infra edellä, business casesta tulee niin murhaava, että koko asia yritetään vaieta kuoliaaksi, koska investointia vastaavien tuottojen kuvaaminen on mahdotonta. Ongelmaan liittyy vielä se, että tiedon hyödyntämisen tuotot ovat kuluja paljon vaikeampia muuttaa euroiksi.
Ihan aina ei kuitenkaan ole lähdetty liikkeelle ”isosti” infra edellä. Usein tällaisissa tapauksissa yrityksellä itsellään on alan osaamista. ”Jos tieto on arvokasta liiketoiminnalle, ei sen hyödyntämistä kannata ulkoistaa”, Ylinen painotti. Ulkoistamiseen päädytään, koska kalliit dataplatformit ovat vaikeiksi luotuja ja kehittyneitä.
IT:lle datastrategian käynnistäminen saattaa olla keino havahduttaa johtoa ja nostaa asia johdon agendalle. Asian esille ottaminen saattaa tulla tilanteessa, jossa dataplatform on olemassa ja IT toteaa, että sillä itsellään ei ole osaamista eikä intressiäkään jatkaa asiassa eteenpäin. Datastrategian käynnistäminen saattaa olla myös pöytätestaus siitä, onko datan hyödyntäminen johdolle tärkeä asia, vai onko oltu liikkeellä sen takia, että muutkin yritykset ovat olleet. IT:n käynnistämällä datastrategiatyöllä on tulevaisuutta vain, jos datan hyödyntäminen saadaan johdon ja IT:n yhteiselle agendalle. Samalla siirrytään puhumaan liiketoiminnasta eli siitä, mitä datalla tehdään.
Mikä on sitten oikea tapa lähteä tekemään datastrategia? Ylinen korostaa, että oikea termi kannattaa tunnistaa heti alkuun. Joissakin organisaatioissa strategia-sana on varattu sille yhdelle ja ylimmälle liiketoimintastrategialla, jolloin muita strategioita ei siedetä. Silloin strategia-sanalle pitää tässä yhteydessä keksiä jokin synonyymi. Mutta joissakin organisaatioissa osataan elää monen strategian kanssa.
Sanalla datastrategia voidaan myös tarkoittaa kovin erilaisia suunnitelmia. Joillekin se voi olla pelkästään teknologinen asiakirja, jossa linjataan käytettäviä teknologioita ja ratkaisuja. Ylisen mukaan kuitenkin hyvä datastrategia on johdon, liiketoiminnan ja IT:n välinen vuoropuhelu siitä, mitä data merkitsee meille ja miten me sitä käytetään. Mitkä ovat periaatteet, mikä on ambitiotaso ja mihin datan käyttämisellä pyritään. Ylinen muistutti, että täydellisen ratkaisun sijasta tarvitaan arvosana 8 ratkaisuja, jotka ovat usein riittäviä. ”Panostus kasista ysiin kasvaa eksponentiaalisesti verrattuna panostukseen seiskasta kasiin ja ysistä kymppiin vielä suurempi”.
Datastrategian teko usein menee samalla kaavalla kuin strategian teko yleensäkin. Tunnistetaan nykytila, hahmotellaan tavoitetila ja kuvataan ponnistukset, jotka tarvitaan tavoitteeseen pääsemiseen. Jos nykytilassa data on hajallaan, eikä sitä hyödynnetä, tilanne voi olla helpompi kuin tilanteessa, jossa dataa on yritetty kasata, mutta ei tiedetä, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä. On tunnistettuja tarpeita, mutta ei tiedetä, mitä kyvykkyyksiä niihin pääsemiseksi tarvitaan. Tavoitetila pitää Ylisen mukaan johtaa aina yrityksen strategiasta. Aina. Koko datastrategian tarve saattaa nousta esiin strategiatyön yhteydessä, jolloin strategiatyössä havaittu datan kasvanut merkitys synnyttää tarpeen erilliselle datastrategialle.
Datastrategiassa luodaan periaatteet sekä periaatteet ja pelisäännöt datan hyödyntämiselle. Usein tehdään myös road map, mutta yleensä se syntyy vasta datastrategiatyön lopuksi. Datastrategia on siten johdon, liiketoiminnan ja IT:n ”diili”: Näin me tehdään tämä homma. Mikä on ambitiotaso ja miten asioiden edistymistä mitataan ja seurataan.
Johdon rooli voi olla kolmenlainen. Jos näyttää siltä, että datastrategiaa tehdään vain muodon vuoksi, siirrytään keräämään dataa ilman tarkoitusta. Ei ole näkemystä, eikä asia ole oikeasti johdon agendalla. Johdon rooli voi olla strateginen, jolloin johto synnyttää datasta uuden liiketoiminnan. Kolmas rooli on innovatiivinen ja ketterä, jolloin johto on kiinteästi mukana, syntyy tulosta ja myös infrastruktuuri syntyy tulosten synnyttämisen mukana.
Datastrategiatyö johtaa organisaatiossa yleensä kulttuurimuutokseen. Tiedon hyödyntäminen muuttuu arjen työssä osaksi kulttuuria. Kulttuurimuutosta opitaan johtamaan ja tukemaan, ettei ensimmäisiä työn tuloksia päästä tärvelemään, vaan kulttuurin annetaan kehittyä. Myöhemmin, kun johto toteaa, että tiedon hyödyntäminen on yrityksen ydinprosesseja, johto mahdollistaa toteamuksen muuttumisen todeksi, eikä toteamus jää vain sloganin tasolle. Kun puhutaan tiedosta arjen tasolla, pitää muistaa, että tieto on valtaa. Kulttuurimuutoksessa sorkitaan monen tiedon hallinnoijan valtapesäkkeitä, mikä ei olen ongelmatonta. Jos sitä ei oivalla, vaarallisia tilanteita ja vaikeuksia on edessä, jolloin johdon tuki on tarpeen.
Tieto on valtaa ja vallan linnakkeita on joka puolella. Taloushallinto-osasto, jossa on totuttu tuottamaan tietoa ylimmälle johdolle, on yksi tällainen vallan linnake.
Tieto luo tuskaa, jolloin joskus pyritään peittelemään tuskallisia tosiasioita.
Ari Hovin toimitusjohtaja Jari Ylinen puhuu IT Insider -verkkotapahtumassa perjantaina 6.10.2023 klo 9–10 datastrategiasta. Ilmoittaudu ja liity mukaan!
Teksti: Reino Myllymäki
Kuva: Ari Hovi
Tulevia tapahtumia
2023 on TIVIAn 70-vuotisjuhlavuosi
#TIVIA70