Tänä keväänä monet yritykset ovat joutuneet omaksumaan uusia toimintamalleja ennätysnopeasti. Koronaviruskriisin tuomat rajoitukset ovat iskeneet kipeästi monelle toimialalle, näistä yksi on tapahtuma- ja koulutustuottajat. Siinä missä monia isoja tapahtumia on jouduttu perumaan ja siirtämään ensi syksylle, on yhä useammat IT-koulutukset siirretty toteutettavaksi verkkokoulutuksina. Kysyimme koulutusyrityksiltä, Nitorilta, Sulavalta ja agile42:lta, miten koulutusten siirtäminen verkkoon on käytännössä onnistunut ja miten asiakkaat ovat sopeutuneet nopeasti muuttuneeseen tilanteeseen.

Valmiudet olemassa, toteutusaikataulu vain nopeutui

Haastattelemillamme koulutusyrityksillä valmiudet koulutusten järjestämiseen etänä olivat hyvät jo entuudestaan. Koulutuksia ja konsultointeja on asiakaskohtaisesti järjestetty etänä jo aiemminkin, mutta kun valinnan mahdollisuus on ollut olemassa, edelleen asiakkaat ovat useimmiten valinneet luokkahuonekoulutuksen. ”Ensimmäiset online-koulutukset saimme myyntiin jo vuodenvaihteessa. Nämä on tarkoitettu itseopiskeluun ilman vuorovaikutusta opettajan kanssa ja käytämme niitä muun muassa esimateriaalina ennen luokkakoulutuksia. Etäkoulutuksia emme sen sijaan ole voineet järjestää aiheista, jotka tähtäävät sertifikaattiin, koska sertifikaatin myöntävä taho ei ole niitä hyväksynyt. Nyt kun tilanne muuttui myös sen suhteen, muutimme myös nämä koulutukset nopeasti etämuotoon.” kertoo agile42:n Lasse Ziegler. ”Työkalut etäkoulutusten järjestämiseen olivat jo olemassa entuudestaan, joten kaikkea ei ole tarvinnut lähteä tyhjästä selvittämään. Eniten aikaa on vienyt harjoitusten suunnittelu uudelleen sellaisiksi, että ne voi toteuttaa verkon välityksellä.” Myöskään Microsoft-aiheisia koulutuksia järjestävällä Sulavalla koulutusten siirtäminen verkkoon ei ollut uutta. ”Asiakaskohtaisia koulutuksia ja konsultointeja olemme pitäneet paljonkin verkon kautta, Teamsin välityksellä. Ja jo aiemmin osaan avoimista koulutuksistamme oli mahdollista osallistua etänä. Meillä on muutama koulutusluokka, joissa on kiinteästi kamerat ja muu tekniikka, joka mahdollistaa luokkakoulutusten suoratoiston.” selvittää Sulavan Tomi Niemelä. ”Meidän tehtävämme on ketteröittää yrityksiä ja auttaa heitä ottamaan uusia digitaalisia toimintatapoja käyttöön, joten myös omien koulutusten siirtäminen digitaaliseen muotoon tuntui luontevalta.” kertoo Maarit Laanti Nitorilta. ”Olemme jo aiemmin miettineet mitä oman työn vieminen digimaailmaan tarkoittaa ja tästä on hankittu kokemusta niin webinaarien kuin asiakastyön muodossa, mutta yhtään verkkokoulutusta meillä ei ollut ennen tätä kevättä valmiina. Keskustelua koulutusten muuttamisesta etämuotoon alettiin käydä heti, kun Kiinassa alkoi olla tautitapauksia. Kun asia tuli ajankohtaiseksi myös Suomessa, työkalut ja toimintatavat löytyivät alle kahdessa viikossa.”

Kriisi näkyy kiristyneissä budjeteissa

Avoimiin koulutuksiin peruutuksia on tullut vain vähän kaikilla koulutusjärjestäjillä, vaikka suurin osa osallistujista on ilmoittautunut koulutuksiin siinä vaiheessa, kun koulutuksen muoto on ollut lähtökohtaisesti vielä luokkahuonekoulutus. Sen sijaan epävakaan taloustilanteen vuoksi kiristyneet koulutusbudjetit ovat näkyneet myös koulutustaloille vähentyneinä uusina tilauksina. ”Vanhoja ilmoittautumisia ei ole peruttu juuri ollenkaan, mutta uusia tilauksia on selkeästi vähemmän. Uskoisin, että syynä tähän ei ole niinkään siirtyminen verkkomuotoon vaan yritysten säästöpaineet, lomautukset ja kiireinen aika.” Niemelä pohtii kevään koulutustilannetta. ”On ollut positiivinen yllätys, että osallistujat eivät ole peruuttaneet ilmoittautumisiaan avoimille kursseille, vaikka ne siirrettiin online-muotoon. Ihmiset ovat nyt olleet valmiita kokeilemaan ennakkoluulottomasti uutta koulutusmuotoa. Joissain tapauksissa toki kotona työskentely on asettanut omat haasteensa osallistumiseen keskittymistä vaativaan koulutukseen.” Agile42:lla siirtyminen verkkokoulutuksiin on muuttanut liiketoimintaa kansainvälisemmäksi. ”Meillä on kouluttajia eri maissa. Nyt kun pitää englanninkielisen toteutuksen verkkomuodossa, osallistujia voi tulla koko aikavyöhykealueelta Euroopasta Afrikkaan.” Ziegler selittää muuttunutta tilannetta. ”Suurin osa osallistujista on ollut valmiita verkkokoulutukseen, vain joitain koulutuksia on toivottu siirrettäväksi syksylle. Monet ovat nähneet osallistumisen verkkokoulutukseen myös opettavaisena työskentelytapojen suhteen ja he hyödyntävät koulutuksessa opittuja vinkkejä myös omissa etätöissään.” ”Koulutusten siirrot ovat johtuneet paljon asiakkaan tilanteesta. Perinteiset alat ovat kärsineet kriisistä enemmän ja joutuvat nyt miettimään liiketoiminnan jatkuvuutta. He ovat vähentäneet koulutusta ja konsultointia. Sen sijaan toiset näkevät, että koronakriisi tulee kiihdyttämään digitalisaatiota ja he haluavat päivittää nopeasti oman liiketoimintansa vastaamaan näihin tarpeisiin ja tällä puolella projektit ovat jopa lisääntyneet.” Laanti pohtii kevään työmääriä.

Uusi koulutusmuoto vaati koulutustapojen muokkausta

Täysin sellaisenaan koulutuksia ei ole voitu viedä verkkoon, vaan muokkauksia on tehty niin koulutusten rytmitykseen kuin harjoituksiin. ”Emme halunneet siirtyä kokonaan ilman kouluttajaa tehtäviin verkkokoulutuksiin, vaan vuorovaikutteisiin etäkoulutuksiin, joissa kouluttaja on mukana kuten luokkakoulutuksissa. Joitain mukautuksia on kuitenkin täytynyt tehdä ja etsiä uusia välineitä.” kertoo Laanti Nitorin koulutusten viemisestä online-muotoon. ”Olemme jakaneet useamman päivän koulutukset lyhyempiin pätkiin. Pidämme koulutukset yleensä neljän tunnin pätkissä tauottaen, jolloin osallistujat jaksavat vielä, mutta toisaalta neljässä tunnissa ehtii saada isompiakin asioita käsiteltyä. Pienryhmäkeskustelut ovat aina olleet tärkeä osa koulutuksiamme ja nyt olemme toteuttaneet ne joko Zoomin breakout-huoneissa tai luomalla Teamsiin erilliset linkit pienryhmäkeskusteluja varten. Post it -lapuistakaan ei olla luovuttu, vaan niiden käyttöön on löytynyt useampikin sähköinen työkalu.” ”Vuorovaikutteisuus on onnistunut hyvin myös verkkokoulutuksissa. Olemme hämmästelleet, että verkkokoulutuksissa kaikki osallistujat saavat jopa luokkakoulutuksia tasa-arvoisemmin mielipiteensä kuuluviin.” Laanti jatkaa verkkokoulutusten hyvistä puolista. ”Meidän koulutuksissamme isossa roolissa on aina ollut myös osallistujien tarkkaileminen. Miten tiimi reagoi esimerkiksi epäselviin ohjeisiin ja miten tiimi toimii muuten yhdessä. Tämän seuraaminen verkkokoulutuksessa on hankalampaa, kun kamera rajoittaa näkymää ja osa viestinnästä voi mennä yksityisviesteinä, joita kouluttaja ei näe. Myös harjoituksia on täytynyt tehdä uudelleen, sillä esimerkiksi Scrum-koulutuksissa yleensä käytettyjä Lego-harjoituksia ei pysty verkon välityksellä toteuttaa.” Ziegler selvittää agile42:n tekemiä muutoksia. Myös koulutusten fasilitointia on täytynyt muuttaa. ”Olemme huomanneet hyväksi käytännöksi, että verkkokoulutuksissa meiltä on aina kaksi henkilöä paikalla. Toinen voi keskittyä opettamiseen, kun toinen katsoo koulutusta osallistujan näkökulmasta. Näin saamme joustavamman kokemuksen osallistujalle, eikä käy niin että kouluttaja on ehtinyt puhua pitkään huomaamatta esimerkiksi, että äänet ovat hävinneet.” Laanti vinkkaa.

Yllättävän positiivista palautetta

Koulutustalot yllättyivät siitä, miten positiivista palautetta etänä järjestettävistä koulutuksista on tullut, vaikka osallistujat ovat alun perin ilmoittautuneet perinteiseen luokkakoulutukseen. Osallistujaperuutuksia ei ole juurikaan tullut ja haastavaksi on koettu lähinnä kotitoimistolla osallistuttaessa keskittymishaasteet, jos kotona on ollut myös kotikoulussa olevia lapsia. ”Verkkoon viedyistä koulutuksista on tullut pääsääntöisesti hyvää palautetta. On jopa kysytty miksi tätä mahdollisuutta ei ole tuotu aiemmin vahvemmin esiin. Toki kaikille etäosallistuminen ei toimi, jos esimerkiksi kotitoimistolla ympäristö ei ole hyvä kolmen päivän keskittymistä vaativaan koulutukseen.” Tomi Niemelä Sulavalta kertoo. ”Yllätyin, että negatiivista palautetta ei ole tullut. Kaikilta on tullut kiitosta. Tuntuu siltä, että haaste koetaan yhteiseksi ja asiakkaat ovat tyytyväisiä, kun olemme vastanneet osaltamme haasteeseen. Avoimet koulutukset on järjestetty suunnitellusti jakamalla päivän kestäviä koulutuksia neljän tunnin pätkiin, jolloin osallistuminen ei ole liian raskasta, mutta voidaan käydä isompiakin kokonaisuuksia läpi.” Maarit Laanti Nitorilta iloitsee. Teksti: Tiina Riutta