Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry | Finnish Information Processing Association

Tapahtumien järjestäminen

TIVIA ja jäsenyhdistykset järjestävät vuosittain kymmeniä erilaisia tapahtumia. Ammattilaisseminaarien, koulutusten ja erilaisten ekskursioiden lisäksi jäsenyhdistyksissä järjestetään paljon virkistäytymistoimintaa työelämän vastapainoksi ja verkostoitumisen tueksi.

Kun tapahtumalle on ideoitu sopiva aihe, TIVIA pyrkii auttamaan yhdistyksiä ja verkostoja tapahtuman käytännön toteutuksessa tarjoamalla hankerahaa, materiaalia, markkinointiapua ja käytännön työvälineitä.

Tapahtumakonseptit

TIVIAn tapahtumatoimikunta on luonut viisi eri tapahtumakonsepia. Tapahtumakonseptit ovat ohjeellisia esimerkkejä erilaisista tapahtumista. Katso lisätiedot konsepteista.

Budjetointi

Kun tapahtuman idea on tiedossa, on aika miettiä tilaisuuden käytännön järjestelyitä.

Miettikää ensin tapahtumalle menoarvio. Mihin kaikkeen tapahtumassa voi mennä rahaa:

  • Tarjoilut

  • Tilat

  • Esiintyjäpalkkiot

  • Matka-/kuljetuskulut

  • Markkinointi: oma postituslista, omat nettisivut ja somekanavat, TIVIAn nettisivut ja somekanavat, yhteistyökumppanien verkostot, painotuotteet, mediat?

Millä menot katetaan?

  • Sponsorit: useat yritykset lähtevät mielellään tukemaan sopivan kohderyhmän toimintaa, kunhan saavat vastineeksi siitä näkyvyyttä. Mieti tilaisuuden luonteeseen sopiva tapa, esim. logonäkyvyys tilaisuuden markkinointimateriaalissa, maininta tilaisuudessa siitä kuka tarjoaa tilat/tarjoilut, seminaaripuheenvuoro tms. Sponsoreita voi etsiä joko oman jäsenistön keskuudesta tai muuten tilaisuuden luonteeseen sopivista yrityksistä.

  • Yhdistyksen omat varat: riittääkö yhdistyksen omat jäsenmaksutulot kattamaan tapahtuman kustannukset?

  • Osallistumismaksut: Usein yhdistyksen tapahtumat ovat jäsenille ilmaisia (jäsenetu) ja muilta otetaan maksu.

  • Hankeraha: TIVIA tukee yhdistysten toimintaa hankerahalla. Hankerahaa myönnetään hankkeille, jotka edistävät yhteistyötä yhdistysten välillä tai joiden avulla voidaan hankkia uusia jäseniä tai muuten lisätä ja kasvattaa yhdistyksen toimintaa. Tee hankeraha-anomus.

Tiedottaminen

Keitä halutaan paikalle? Tiedottamiseen kannattaa panostaa. TIVIA auttaa jäsenyhdistyksiä tapahtumien tiedottamisessa eri kanaviensa avulla. Paras tapa saada oma tapahtuma näkyville ja mukaan TIVIAn viestintään on tapahtuman luominen Odoo-järjestelmään. Mikäli yhdistys ei käytä Odoo-järjestelmää tapahtumien hallintaan, voi tapahtuman lisätä TIVIAn kalenteriin myös tapahtumalomakkeen kautta.

Kysy lisää tiedottamisesta: olli.teras(at)tivia.fi.


TIVIAn käyttämät tiedotuskanavat

  • TIVIAn nettisivut (tapahtumakalenteri)

  • kuukausittainen jäsentiedote (kaikille jäsenille)

  • kuukausittainen tapahtumatiedote (kaikille jäsenille)

  • sosiaalisen median kanavat (Facebook, Twitter, LinkedIn)

  • TIVIA News -lehti

  • TIVIAn ja Tivi-lehden yhteinen uutiskirje


Yleistä tiedottamisesta

Kun teette tapahtumalle tiedotetta tai luotte tapahtuman nettisivuja, muistattehan kertoa ainakin seuraavat asiat:

  • tapahtuman nimi

  • ajankohta

  • paikka

  • hinta tai maininta maksuttomuudesta

  • tarkempi aikataulu (ainakin nettisivuille)

  • mahdolliset esiintyjät/puhujat (ja lyhyt esittely heistä)

  • linkki ilmoittautumislomakkeelle (jos ilmoittautuminen etukäteen)

  • keneltä/mistä voi pyytää lisätietoja


Tiedottaminen ilmoittautuneille

Jos järjestätte tapahtuman, johon vaaditaan ennakkoilmoittautuminen, on hyvä pitää osallistujat ajan tasalla. Varmistakaa, että osallistujille menee vahvistus saapuneesta ilmoittautumisesta. On myös hyvä lähettää ilmoittautuneille muistutusviesti hieman ennen tapahtumaa, jolloin osallistujia ei jää pois unohduksen takia. Informoikaa jo ilmoittautuneita henkilöitä myös mahdollisista ohjelman muutoksista.

Ilmoittautumiset

Ilmoittautumiset tapahtumiin on helpointa koota Odoon kautta, mikäli se on yhdistyksellä käytössä tapahtumien hallinnassa. Odoossa pystytään ottamaan ilmoittautumisia vastaan, linkittämään ilmoittautuminen oikeaan henkilöön (mikäli ilmoittautuja on jäsen, joka on jo rekisterissä) sekä tarkastelemaan ilmoittautumistietoja ja tulostamaan ilmoittautumiset Excel-taulukkoon.

Kun ilmoittautumisia otetaan vastaan Odoon kautta, järjestäjä pystyy luomaan ilmoittautumislomakkeen vapaasti. Käytä kuitenkin Odoossa valmiina olevia kysylymoduuleita (perustiedot, erityisruokavaliot jne.) ilmoittautumislomakkeen luonnissa ja luo uusia tarpeen mukaan.


Ilmoittautumisen hyväksyminen

Odoossa olevissa tapahtumissa ei ole lähtökohtaisesti tarvetta erilliselle osallistujien hyväksynnälle. TIVIA suosittelee käyttämään automaattivahvistus-toimintoa tapahtumissa, joita hallinnoidaan Odoossa. Näin osallistujat saavat vahvistusviestin heti ilmoittautumisen jälkeen. Vahvistusviestin lähetys pitää kuitenkin erikseen määrittää lähetettäväksi heti jokaisen ilmoittautumisen jälkeen tapahtuman asetuksissa. Tarkempaa ilmoittautuneiden tarkistamista varten voi jättää automaattivahvistuksen pois ja käydä itse vahvistamassa jokainen ilmoittautunut erikseen, mutta tämä vain erikoistapauksissa.

Katso Odoo-järjestelmän käyttöohjeet


Kysy lisää ilmoittautumisten hallinnoinnista: olli.teras(at)tivia.fi.

Palautteet

Tieto tilaisuuden onnistumisesta ja varsinkin epäonnistumisesta on järjestäjälle arvokas. Jokaisen järjestetyn tapahtuman jälkeen kannattaa siis kerätä palaute osallistujilta. Eniten vastauksia saa yleensä keräämällä palautteen tapahtuman aikana, mutta aina tähän ei ole mahdollisuutta ja silloin palautteen voi kerätä sähköpostitse lähettämällä osallistujille kiitosviestin mukana linkin palautelomakkeeseen.

TIVIA tarjoaa yhteisönsä käyttöön Webropol-järjestelmän palautteiden keräämiseen. Jotta palautelomakkeen rakentaminen olisi mahdollisimman helppoa, Webropolin ”Yhteiset”-kansiosta löytyy Palautekyselymalli-kysely, jonka voit kopioida ja muokata ulkonäöltä ja kysymyksiltä paremmin omia tarpeitasi vastaavaksi. Huomioithan, että ”Yhteiset”-kansioon on kaikilla liiton yhdistyksillä ja verkostoilla käyttöoikeus, joten älä tallenna omia kyselyitäsi tähän kansioon. Lisää Webropolin käytöstä löydät Työkalut-osiosta.

Palautteen keräämisen jälkeen palautteista voi tehdä Webropolissa yhteenvedon lähetettäväksi esim. tapahtuman esiintyjille ja muille järjestelyissä mukana olleille.


Tilaa yhdistyksellesi Webropol-tunnus: olli.teras(at)tivia.fi

Videointi ja livestriimaus

Hyvät tapahtumat ja mielenkiintoiset puheenvuorot kannattaa taltioida, jolloin myös muut kuin paikalla olleet pääsevät nauttimaan tapahtumien ohjelmasta. Videoinnin voi halutessaan ulkoistaa ammattilaiselle, mutta kännykän kameralla saa usein riittävän hyvälaatuista kuvaa, kunhan valaistus ja ääni ovat kunnossa.

Livestriimaus voi olla paras vaihtoehto tuottaa sisältöä valtakunnallisesti (TIVIAlta työkaluksi Microsoft Teams tai Google Meet). Hankerahahakemuksella voi hakea tukea ulkopuolisen striimauksen aiheuttamiin kustannuksiin.

TIVIAn tekemä ohje webinaarien esiintyjiä varten. Jos yhdistykselläsi on tulossa webinaari ja esiintyjänä on ulkopuolinen henkilö, niin tätä ohjeistusta voi käyttää apuna ohjeistaessanne esiintyjää.


Kysy lisää tapahtumien videoinnista ja striimauksesta: jussi.laakso@tivia.fi.

Raportointi

Raportointi – auttaa toimintakertomuksen laatimisessa!

TIVIAn sivuilta löytyy raportointia varten valmis lomake, johon täytetään seuraavat tiedot:

  • tapahtuman nimi

  • tapahtuman tarkoitus

  • tapahtuman ajankohta

  • järjestäjä (yhdistys/verkosto)

  • osallistujamäärä

  • tapahtuman yhteyshenkilön yhteystiedot

Raportointilomakkeen täyttäminen on tärkeää, sillä siitä saatte apua mm. yhdistyksen toimintakertomuksen kirjoittamiseen. Tapahtumatiedot arkistoidaan TIVIAssa.

Pääset täyttämään raportointilomakkeen tästä.