Data on kaikkien asia

Data on koko organisaatiota ja sen menestystä koskettava tekijä, joka läpileikkaa organisaation ja sen toimenkuvat. Vaikka paras teknologian tuntemus on IT-osastolla, tarvitaan datan hyödyntämiseen eri koulutustaustaisia johtajia, esimiehiä ja työntekijöitä.

Datastrategia määrittelee datan käyttötarkoituksen organisaatiossa. Hosch (2020) kirjoittaa datavisiosta, jolla tarkoitetaan sitä, miten data auttaa organisaatiota täyttämään tehtäväänsä ja saavuttamaan strategiset tavoitteet. Datavisio keskittyy siihen, miten data koskettaa ihmisten arkea organisaatiossa ja helpottaa työn tekemistä. Levyn (2018) mukaan datastrategia alkaa siitä, että organisaatio määrittelee datan merkityksen ja tarkoituksen sen uniikissa tilanteessa.
 
Datan keräämisessä toistuvat usein samat ongelmat. Organisaatiossa voi olla vaikea määritellä toiminnan mittareita. Joskus organisaatiosta kertyy dataa, mutta ei sen toimintaa ja tehokkuutta mittaavista kohteista. Toisinaan datan kerääminen voi olla työlästä tai hyötyihin nähden kallista. Laitteet ja ohjelmistot keräävät dataa, mutta joskus organisaatiot eivät omista toimintansa dataa tai datan lataaminen on vaikeaa. Moni tiedolla johtamisen projekti odottaa tietojärjestelmän vaihtoa, jotta dataan olisi helpompi päästä käsiksi. Hyvä tiedolla johtaminen vaatii tehokasta datan keräämistä olennaisista kohteista, turvallista datan säilyttämistä ja datan jakamista oikeille tahoille.

Anderson ja Li (2017) muistuttavat datalla johtamisen kulttuurin koostuvan hyvänlaatuisesta datasta, työntekijöiden mahdollisuudesta päästä käsiksi oleelliseen dataan, datanlukutaidosta ja datapohjaisesta päätöksenteosta. Datavastaavien tulisi huolehtia siitä, että dataa kerätään säännönmukaisesti sovituista kohteista. Työntekijöiden pääsy työhön liittyvään dataan ja rohkaisu datan käyttämiseen päätöksenteon tukena ovat oleellinen osa datan hyödyntämisen kulttuuria. On myös tarpeen jakaa yleistä dataa ja analyysejä organisaatiosta ja toimintaympäristöstä. Datalukutaitoa voidaan parantaa hyvällä visualisoinnilla sekä osallistamalla työntekijöitä datan keräämiseen, visualisointiin ja analysointiin. Datalukutaidosta ja tiedon hyödyntämisestä on hyvä järjestää koulutuksia.

Raportoinnin ja datan jakelun työvälineet ovat kehittyneet viime vuosina merkittävästi. Datan visualisoinnilla on suuri merkitys päättäjien tilannekuvan ymmärtämiseen ja päätöksenteon tukemiseen. Riittävä tiedollinen läpinäkyvyys ja oikean tiedon jakaminen oleellisille tahoille ovat menestyvän organisaation tunnusmerkkejä. Tiedon jakaminen toiminnan tilanteesta lisää työntekijöiden sitoutumista organisaatioon sekä heidän luovuuttaan ja innovatiivisuuttaan työtehtäviin liittyvissä asioissa.

Lähteet
Anderson C. and Li, M. 2017. Five building blocks of data-driven culture. Tech Crunch. (techcrunch.com)
Hosch, B. in Powers, K. 2020. Data Strategy in Colleges and Universities: From understanding to implementation
Levy, E. 2018. 5 essential components of a data strategy. SAS Whitepaper. Retrieved 6.8.2023 from sas.com.

Teksti: Anu-Maria Laitinen
Kansikuva: Unsplash 

TIVIA News on TIVIAn jäsenlehti, jonka ensimmäinen numero ilmestyi kesäkuussa 2016. Lehti ilmestyy myös osana painettua Tivi-lehteä.

TIVIA Newsin artikkelit julkaistaan myös digitaalisina versioina TIVIAn verkkosivustolla, jossa ne ovat myös vapaasti luettavissa. Lisäksi TIVIA Newsin digitaalinen näköislehti on vapaasti luettavissa TIVIAn verkkosivustolla