Meneillään olevan vaalikeskustelun pyörteissä kysyttiin IT-alan asiantuntijoilta pitäisikö julkisissa IT-kuluissa säästää vai pitäisikö niitä lisätä? Mielipiteet jakautuivat mielenkiintoisesti ristiin. Aloin pohtia asiaa ja vastaus on ehdottomasti sekä kyllä ja ei. Ja sama vastaus pätee niin yrityksiin, kuntiin kuin valtioonkin. TIVIA-blogi, kirjoittajana Turkka Keskinen.

Ajankohtainen kysymys

Meneillään olevan vaalikeskustelun pyörteissä kysyttiin IT-alan asiantuntijoilta pitäisikö julkisissa IT-kuluissa säästää vai pitäisikö niitä lisätä? Mielipiteet jakautuivat mielenkiintoisesti ristiin. Aloin pohtia asiaa ja vastaus on ehdottomasti sekä kyllä ja ei. Ja sama vastaus pätee niin yrityksiin, kuntiin kuin valtioonkin.

IT:n kahdet kasvot

Otsikon kaksi hanaa ei viittaa saksalaisen ohjelmistojätin teknologiaan, vaan kahteen eri rahoituslähteeseen IT:ssä. Omassa ajattelussani olen jo pitkään eriyttänyt palvelutoiminnan kehitystoiminnasta. Kutsun niitä yksinkertaisesti sanoilla RUN ja BUILD. Kummassakin toimii oma, erilainen logiikkansa. Asia pätee laajemminkin, mutta tässä keskityn lähinnä kustannuksiin.

RUN ja BUILD

RUN on mahdollisimman tehokasta ja luotettavaa jatkuvien palveluiden pyörittämistä. BUILD puolestaan on todelliselta olemukseltaan yrityksen tai julkisyhteisön toiminnan kehittämistä. Ajatellaan vaikka rakennemuutoksia. BUILD on usein ainoa keino mahdollistaa rakennemuutokset käytännössä. Näin on ihan loogista panostaa siihen lisää huonoina aikoina. BUILDin avulla mahdollistetaan tulevaisuuden uudenlaiset toimintamallit. Samalla voi ja pitääkin hakea säästöjä RUNista. On kuitenkin tärkeää havaita, että nämä kaksi eivät ole, eikä niiden pidäkään olla, toistensa edellytyksiä. Siis lähtökohtaisesti; toki BUILDin lopputuloksen laatu vaikuttaa tulevien RUN-kustannusten tasoon.

Oikea omistaja

Monet alan konsultitkin ehdottavat sitkeästi, että säästä RUNissa, jotta voit panostaa BUILDiin. Tämä perustuu vanhakantaiselle ajattelulle, että kaikilla IT-kuluilla on yksi omistaja, IT tai roolina CIO. Näin ei kuitenkaan ole. IT omistaa luonnollisesti RUN-kustannukset ja usein samalla olemassa olevien palveluiden jatkuvan kehityksen. Toisaalta IT:n ei pitäisi omistaa yrityksen tai yhteisön kehityssalkkua. Kehityssalkun oikea omistaja on liiketoimintajohto. Kyllä liiketoiminnan pitää itse tietää parhaiten, mitä pitää kehittää ja milloin. Ja näin ollen heiltä pitää tulla myös omistajuus ja rahoitus kehityshankkeille. Jos liiketoimintoja on paljon, pitää yrityksen muodostaa ryhmä, joka priorisoi eri liiketoimintojen kehitystarpeet. Mutta tässä ei ole mitään uutta. Priorisoidaanhan investoinnitkin.

Oikea toteuttaja

Tämä kaikki ei tietenkään tarkoita, etteikö IT ole yhdessä liiketoimintaresurssien kanssa toteuttamassa näitä hankkeita ja vastuussa vaikkapa arkkitehtuurista tai johtamassa hankintoja ja kumppaneita. Kyse on nimenomaan rahoituksesta ja kehityshankkeen omistajuudesta. Jos liiketoiminnalla on tarve kehittää toimintaa, ei sitä pidä estää tehottomien jatkuvien palveluiden vuoksi. Ja toisaalta, vaikka IT-palvelut olisivat kuinka tehokkaita, ei se ole peruste hassata rahaa tarpeettomaan liiketoiminnan kehitykseen.

Vastuu linjaorganisaatiolle

Onkin hyvä kysymys, mikä taho yrityksissä ja tai julkisyhteisöissä omistaa toiminnan kehityksen, esimerkiksi paljon puhutun digitalisaation? Digitaaliset palvelut ovat kustannustehokkaita, ajasta ja paikasta riippumattomia sekä käyttäjäystävällisiä. Niiden kehitys luonnollisesti maksaa ja itse BUILD-hankkeiden toteuttaminen on äärimmäisen vaativa tehtävä. Mutta ne pitää nähdä investointeina, joiden oikeutus tulee toiminnan paremmasta laadusta ja tehokkuudesta tulevaisuudessa, ei IT-säästöistä. Joskus linjaorganisaatio suorastaan pakoilee tätä kehitysvastuuta, koska IT-asiat tuntuvat vierailta ja kokemus hankkeiden läpiviennistä on ohutta. Mutta vaihtoehto, jossa liiketoiminta ei ole ohjaamassa, vaikkapa vain tekemällä kysymyksiä, on vieläkin pahempi! Jos ette usko, niin lukekaa vaikka lehtiä tai tutkimustuloksia hankkeiden onnistumisprosenteista.

RUN ja BUILD

Tämä kaikki ei tietenkään tarkoita, että IT:n ei pidä säästää. Kyllä pitää ja paljon on tehtävissä.  IT-säästöt sinänsä on haastava tehtävä, koska lisääntyvä digitalisaatio johtaa yhä suurempaan määrään hallittavia palveluita ja samalla kasvaviin datamääriin. IT-RUNissa hyvä tavoite usein onkin pitää ne pitkällä aikavälillä samana. Tällöin uusien palvelujen pyörittämiseen tarvittavat rahat saadaan olemassa olevien palveluiden tehokkaammasta toteuttamisesta. Tämä edellyttää usein teollista IT-tekemisen mallia ja kumppaneiden hyödyntämistä.

Yhteenvetona voisi todeta, että IT:n pitää aina pyrkiä säästämään RUNissa, mutta BUILD-kustannusten pitääkin vaihdella alas tai ylös tilanteen mukaan. Parasta BUILDiä on onnistunut BUILD ja silloin kannattaa ostaa hyvää eikä halpaa. IT on luonnollisesti toteuttamassa molempia ja molempien hallinta edellyttää monia koko IT:lle yhteisiä asioita arkkitehtuurista ja hankinnasta monenlaiseen IT-osaamiseen. Näin IT-toiminnon pitääkin olla yksi, mutta IT:n rahoille on kaksi lähdettä. Yksi RUNille ja toinen BUILDille.

Blogin kirjoittaja, Turkka Keskinen, on UPM:n tietohallintojohtaja, joka on kiinnostunut siitä miten teknologia muuttaa maailmaa. Turkka uskoo, että on tärkeää valita polku, jota kulkea eikä olla pelkästään muutoksen lastu laineilla. Näistä poluista pääsee perille vaikka lukemalla Turkan blogeja tai kuuntelemalla esityksiä. Turkan löytää myös Twitteristä (@TurkkaKeskinen) ja LinkedInistä. Turkka on myös TIVIAn hallituksen jäsen.

Uuden metsäteollisuuden edelläkävijänä UPM yhdistää bio- ja metsäteollisuuden ja rakentaa uutta, kestävää ja innovaatiovetoista tulevaisuutta. Tuotteemme perustuvat uusiutuviin raaka-aineisiin ja ovat kierrätettäviä.