Kaikki palaverikutsut hyväksytään, koska niin varmaan kuuluu tehdä. Jos kaveri tulee vetämään avokonttorissa hihasta, kuuluu keskeyttää hommat, ja keskittyä puolen tunnin spekulaatioon... TIVIA-blogi, kirjoittajana Kristiina Aaltonen.

Mahdanko olla kovin väärässä, jos väitän, että mikään muu kuin ajanhallinta ja aikavarkaat, ovat työyhteisön suurin pullonkaula tämän hetken it-organisaatioissa.

Lukemattomat, lisääntyvät, mahdottomat meilimäärät, tehottomat palaverit sekä keskeytykset ovat päivittäin työyhteisön keskustelun puheenaiheina, sillä on niin kiire ettei niiden tehostamiselle ole aikaa. Kuten hyvä ystäväni aikoinaan sanoi: ”Nyt on niin kiire, että jos kaatuu, ei ehdi nousta ylös.”

Näinä epävarmoina, nopeakäänteisinä aikoina oletamme, että kaikki meilit pitää käsitellä, ja mielellään heti. Kaikki palaverikutsut hyväksytään, koska niin varmaan kuuluu tehdä. Jos kaveri tulee vetämään avokonttorissa hihasta, kuuluu keskeyttää hommat, ja keskittyä puolen tunnin spekulaatioon. Sitten aivot tarvitsevat jo lepoa, pakko mennä surffaamaan ”Faceen” yms. somevälineisiin.

Yli kuusi vuotta it-alan valmentajana ja nähtyäni kymmeniä it-alan työyhteisöjä, rohkenen väittää, että voimme jokainen säästää tunnin päivässä tehostamalla näitä kolmea asiaa. Suhteessa aikaan ja aikaansaannoksiin, tulee lisänä myös oman energian tahmeus ja motivaation lasku hidastuneena toimintana, kun turhautumisen alla selataan meilivuorta ja istutaan hyödyttömässä palaverissa. Monta keskeneräistä meiliä on drafteissa, ja sitten herätään aamuyöllä pohtimaan, että lähetinkö sittenkään sitä meiliä ja Pirjo ei olekaan vastannut viestiini. Uni ja aivot kärsivät. Lopulta onkin käynyt niin, että kukaan ei vastaa sähköposteihin ajoissa. Tai ollenkaan. Epäilemme, että ne ovat hävinneet bittitaivaaseen, mutta todellisuudessa ne ovat hukkuneet sinne avattujen, muttei vastattujen muurahaiskekoon. Määrä on kasvanut yli ymmärryksen, seulonnasta ei enää erotu edes meilit, jossa sinut julistetaan miljonääriksi, tai lähes miljonääriksi.

Syynä kaaokseen on se, että ei pysähdytä pohtimaan mikä on olennaista juuri nyt. Sanotaan, että maailmassamme vain puolet on totta. Loput 50 % on omia uskomuksiamme ja ennakkokäsityksiä siitä, miten asioiden tulisi olla.  Tyypillinen esimerkki on, että meilejä pitää päivystää koko ajan ja niihin tulee vastata heti. Kysyn ja kyseenalaistan, että jos sinä lähetät meilin, odotatko vastausta tunnin sisällä?

Mitäpä, jos lukisit meilejä kaksi kertaa päivässä ja lähettäisit vastauksen saman tien?

Kysyn asiakkailtani, kuinka monta meiliä tulee päivittäin. Luku on 30–100 meiliä. Kysyn sitten, kuinka monta minuuttia menee aikaa per meili. Pupillit lähtevät harhailemaan ylälistoille ja heitetään arvaus. Yli kuuden vuoden kokemuksella, olen saanut luvuksi 3 minuuttia keskimäärin. Jos meilejä tulee noin 60 kpl, aikaa kuluu 180 minuuttia eli kolme tuntia. Oletko varannut sen kalenteristasi? Pääasiassa meilit hoidetaan palavereissa, illalla, vessassa, autolla ajaessa, vanhempainilloissa, ruokapöydässä, ja missä milloinkin.

Maailma muuttuu, työntekemisen malli muuttuu. Entistä enemmän yksilön tulee johtaa kurinalaisesti itseään ja rajallista aikaansa. Digitalisaatio lisää itsemääräämisoikeutta esimerkiksi itsenäisen opiskelun myötä. Enää ei mennäkään kolmen päivän sertikurssille, vaan se tehdään itsenäisesti kotoa käsin. Mutta mistä aika siihen?

Länsimaissa pidetään yleensä itsestään selvänä, että aika tikittää eteenpäin vääjäämättä. Joissakin kulttuureissa kuitenkin koetaan, että aika ei ole mitään ihmisen ulkopuolella raksuttavaa, vaan jokainen ihminen luo aikansa itse. Perinteinen afrikkalainen aikakäsitys sanoo: jos työskentelet nopeasti, aikasi kuluu nopeammin. Jos istut paikoillasi, et tuhlaa aikaa vaan odotat sitä. Aika ei livahda ohitse itsekseen vaan tekeminen luo aikaa.

Itsesäädeltävä aika ei ole niin outo asia kuin ensiksi kuulostaa. Sanothan itsekin tylsinä hetkinä, että aikasi ei kulu tai aika matelee. Kiireisenä aika taas kiitää kuin siivillä. Joskus aika jopa pysähtyy. ”Kuvittele mielessäsi vaikka tulevaa kahta viikkoa. Näet sen ehkä putkena tai jatkumona. Koeta sitten venyttää se mielessäsi kaksinkertaiseksi. Miltä tulevat kaksi viikkoa nyt tuntuvat? Entä miltä aika tuntuu, kun kutistat sen puoleen? Lopeta voivottelu, että aikaa ei ole, totta on että aikaa on paljon. Tai sitä vain on.

Tutustu kiireeseesi kuin ulkopuoliseen asiaan. Kun tarkastelet kiirettäsi, pohdi mikä siitä on totta, mikä ei. Rehellisesti.

Blogikirjoituksen toisessa osassa 2.4. Kristiina Aaltonen pohtii mm. konkreettisia työkaluja ajanhallintaan.

Kristiina Aaltonen
IT-Leadership Coach (ACC)
Wavecon Oy

TIVIA järjestää Kesytä kiire -valmennuksen 17.4., jossa pääset tutkimaan tarkemmin omaa ajanhallintaasi ja löytämään ne kolme keinoa, joilla vapautat tunnin lisää aikaa päivääsi. Voit sitten käyttää ne lempiharrastukseesi, perheen kanssa tai vain olemiseen.