Tieto- ja viestintätekniikoita (ICT) sekä digitaalista tietoa on käytetty organisaatioiden toiminnassa kohta 60 vuotta. Ensimmäiset vuosikymmenet olivat pioneeriaikaa. ICT:n hyödyntäminen delegoitiin ATK-osaajille ja -osastoille sekä ATK-palvelukeskuksille. Kaikki tekniikkaan liittyvä oli kallista. TIVIA-blogi, kirjoittajana Tomi Dahlberg.
Tieto- ja viestintätekniikoita (ICT) sekä digitaalista tietoa on käytetty organisaatioiden toiminnassa kohta 60 vuotta. Ensimmäiset vuosikymmenet olivat pioneeriaikaa. ICT:n hyödyntäminen delegoitiin ATK-osaajille ja -osastoille sekä ATK-palvelukeskuksille. Kaikki tekniikkaan liittyvä oli kallista. Taloushallinto ja palkanlaskenta sekä matemaattista laskentaa vaativat tehtävät muodostivat valtaosan käsitellystä tiedosta.
Viimeistään valmisohjelmistomarkkinoiden syntyminen ja PC:den markkinoille tulo 1980-luvun alussa käynnisti kehityksen, jonka seurauksena ICT:n havaitusta ja havaitsemattomasta käytöstä sekä digitaalisesta tiedosta on tullut iso osa jokapäiväistä elämäämme niin koulussa, työssä, eläkkeellä kuin vapaa-aikana. Kuluneina vuosikymmeninä ATK-yksiköt ovat muuttuneet tietohallinnoksi, ATK-palvelutalot ohjelmistotaloiksi ja ICT-palvelutuottajiksi. Tekniikka on edullista, kun taas ICT-palveluiden kehittäminen ja laajamittainen käyttöönotto ovat muuttuneet kalliiksi. Kehittämisen kalleudesta huolimatta erilaiset maksulliset ja maksuttomat sovellukset ja tiedot kattavat kaiken mahdollisen maan ja taivaan välillä. Organisaatioissa ICT:n hyödyntäminen on jo pitkään kasvanut nopeammin nk. perinteisen tietohallinnon, etenkin taloushallinnon ja palkanlaskennan ulkopuolella. ICT ja digitaalinen tieto ovat integroituneet osaksi organisaatioiden tuotteita, palveluita ja toimintoja, niiden käyttämiä tiloja ja laitteita, tapaa hakea ja välittää tietoa sekä hoitaa suhteita sidosryhmiin. 2000-luvun aikana käytännössä kaikki tieto on digitalisoitunut. Esimerkiksi puhutun tekstin muuntaminen kirjoitettuun muotoon kuluttajien laitteisiin sisältyvien ohjelmien vakio-ominaisuutena odottaa tätä koskevien patenttien 20 vuoden suoja-ajan umpeutumista. Kyvystä johtaa, hallita, analysoida ja käyttää organisaation sisäisiä ja ulkoisia eri muodoissa olevia tietoja asiakkaista, tuotteista, palveluista, laitteiden ja toimintojen tilasta on tulossa yhä tärkeämpi menestystekijä.
Mielikuvat ICT:stä ja tietohallinnosta ovat kuitenkin pysyneet lähes muuttumattomina kuvailemistani muutoksista sekä ICT:n ja digitaalisen tiedon kaikkialle tunkeutuneesta käytöstä huolimatta. Edelleen noin 40 %:ssa suomalaisista organisaatioista tietohallinto on taloushallinnon vastuulla. Vuodesta 2008 tehtyjen IT-barometritutkimusten mukaan tällä ICT-toimintojen organisointitavalla on kielteisiä vaikutuksia organisaatioiden mahdollisuuksiin hyötyä ICT:n käytöstä. ICT:n hyödyntämisestä kokonaisvastuun kantavan henkilön puuttumisella organisaation ylimmästä johdosta on vielä dramaattisempia ICT:n käytön hyötyjä alentavia vaikutuksia. Vuoden 2013 IT-barometrista poimittu diagrammi havainnollistaa tämän. IT-barometrien ja useiden muiden tutkimusteni – ja myös vastaavien ulkomaisten tutkimusten - mukaan 10-20 % (suomalaisista) organisaatioista on ICT:n hyödyntämisessä johtamiskyvykkäitä. Muutkin haluaisivat – ja myös voisivat - olla, mutta eivät oikein tiedä mitä tehdä ja mistä aloittaa, kun suuri määrä erilaisia osaajia ja ”osaajia” käy lähes viikoittain kehumassa ja kauppaamassa taitojaan.
Miten muutos liittyy strategiatyöhön? Mitä suurimmassa määrin. Olemme viimeisen 30 vuoden aikana tottuneet siihen, että ICT-strategia on toimintokohtainen resurssistrategia (tietohallintostrategia) muiden vastaavien strategioiden joukossa. Se on siis alisteinen liiketoimintastrategialle. Erillisen ICT-strategian tekemättä jättäminen tai liiketoiminnan ja ICT:n yhteen linjaaminen ei muuta tätä seikkaa. Tällöinkin pohditaan ensin liiketoimintastrategia ja sitten mietitään, miten sitä toteutetaan ICT:n avulla tai mitä liiketoimintastrategia edellyttää ICT:ltä. Liiketoimintastrategin digitalisoituminen tarkoittaa sitä, että liiketoimintastrategia ja ICT:n ja digitaalisen tiedon hyödyntäminen ovat sama asia. Ne ovat siis sulautuneet yhteen ilman alisteista suhdetta. Syynä tähän on ICT:n ja digitaalisen tiedon jo toteutunut muuttuminen osaksi kaikkea mitä organisaatio on ja tekee. ICT:n ja digitaalisen tiedon hyödyntäminen avaa strategisia mahdollisuuksia, jotka eivät ole mahdollisia muutoin. Jo muutamia vuosia sitten ICT ja digitaalinen tieto olivat mukana yli 90 %:ssa investoinneista. Viittaan tekstin lopun ”suositeltavaa lukemista” osiossa artikkeliin, jossa strategian digitalisoitumisen syyt ja seuraukset kuvataan tiivistetysti.
Tarkoittaako ajatukseni strategian digitalisoitumisesta sitä, että häntä (ICT) alkaa heiluttaa koiraa? Ei, tuo mielikuva on soveltuu huonosti kuvaamaan tapahtunutta. Mielikuvatasolla kyse on pikemmin toistuvista piristysruiskeista, jotka ovat levinneet ja leviävät koko kehoon ja joiden ansiosta suorituksen jatkuva parantaminen ja uusien asioiden tekeminen on mahdollista.
Entä muuttaako strategian digitalisoituminen strategiatyötä? Eipä juuri, käsiteltävät asiat ovat samoja kuin ennenkin. Digitaalisuus vain on osa niitä. Digitaalisuuteen liittyvää osaamista toki tarvitaan. Strategian digitaalisuus tuo samalla esille sen, mahdollistaako organisaation nykyinen operatiivinen toimintamalli strategian toteuttamisen. Jos esimerkiksi liiketoimintastrategian kulmakivenä on asiakaskokemuksen parantaminen tarjoamalla tuotteita ja palveluita kokonaisvaltaisesti, sen toteuttaminen voi estyä, mikäli asiakas- ja tuotetiedot sekä toimintatavat ovat pirstaleisia. Kun tällaisessa tilanteessa pohditaan pirstaleisuuden juurisyytä, se löytyy lopulta digitaalisuuden puuttumisesta strategiatyössä.
Tomi Dahlberg
KTT erikoistutkija, Turun yliopisto
Suositeltavaa lukemista:
IT-barometri 2013, Osa 1; IT:n käyttö ja johtaminen suomalaisissa organisaatioissa. TIVIA 2014
Bharadwaj, A., El Sawy, O., Pavlou, P.A. ja Venkatraman, N., Digital Business Strategy: Toward A Next Generation Of Insights. MIS Quarterly, kesäkuu 2013. Tiivis noin 10 sivuinen artikkeli, joka kokoaa yhteen usean muun artikkelin keskeisen sisällön.