Tunnistatko prosessiesi pullonkaulat ja kehityskohteet?

Prosessilouhintakysely

Kutsumme sinut mukaan vastaamaan Suomen kenties ensimmäiseen prosessienlouhinnan markkinakyselyyn. Olet tervetullut vastaamaan kyselyyn, vaikka menetelmä ei ole sinulle entuudestaan tuttu tai vaikka organisaatiosi olisi jo pidempäänkin sitä soveltanut. Kyselyyn vastaaminen kestää noin 10 minuuttia. Kyselyn sivu:  https://www.qpr.com/fi/kysely

Prosessilouhinta

Prosessilouhinta on prosessien kehittämiseen, analysointiin ja monitorointiin käytettävä menetelmä. Louhinnassa prosessia ja sen toimintaa analysoidaan prosessista kertyvän tapahtumadatan perusteella käyttäen apuna prosessilouhintaohjelmistoa. Menetelmä soveltuu siis erinomaisesti prosesseille, joista kertyy dataa, mikä sisältää a) tapaukselle yksiselitteisen ID:n kuten esim. tilausnumero, laskun numero, b) prosessin läpi kulkemien vaiheiden nimet ja c) jokaisella tapauksen läpikäymän vaiheen aikaleima. Tapaukset voivat olla esim. tilaus, osto- tai myyntilasku tai IT-tukipyyntö. Mitä enemmän tapaukseen liitetään edellä listatun lisäksi attribuuttitietoa sen tarkemmin prosessia voidaan analysoida. Tyyppitapaus prosessien louhintakierroksesta jakautuu viiteen vaiheeseen:

1. Kytke data prosessilouhintavälineeseen.
2. Muodosta datan pohjalta prosessimalli.
3. Analysoi prosessia, tunnista kehityskohteita ja niihin liittyviä juurisyitä.
4. Paranna prosessia esim. automatisoimalla.
5. Mittaa parantamistoimenpiteiden vaikuttavuutta louhintavälineeseen muodostetulla KPI-mittaristolla.

Muutamia tyyppiesimerkkejä prosessilouhinnan sopivista kohdeprosesseista ovat hankinnasta maksuun (P2P), liidistä tilukseen (L2O) ja tilauksesta kassaan (O2C).

Muutamia prosessilouhinnasta saatavia hyötyjä

• Prosessilouhinnan avulla voidaan prosessista muodostaa visuaalinen malli, joka toimii analyysin runkona. Luotu malli on dataan pohjautuva ja objektiivinen. Prosessianalyysityön energia voidaan juupas-eipäs-luulen-että-se-menee-näin-keskustelujen sijaan kohdistaa kehitys- ja ongelmakohtien analysoimiseen.
• Prosessien mittaaminen pystytään kohdistamaan oikeisiin paikkoihin ja näiltä osin se saadaan paremmin tukemaan prosessin tehokkuuden ja kehittämisen johtamista.
• Dataan pohjautuvan prosessianalyysin pohjalta pystytään tekemään tietoon perustuvia päätöksiä prosessien johtamisessa.
• Prosessilouhinnan avulla voidaan raportoida ja varmistaa toiminnan prosessien mukaisuus ja tehdä tietoon perustuvia ohjaavia ja korjaavia toimenpiteitä. Toimintaa voidaan paremmin ohjata kohti tavoiteltua standardointiastetta.

  Teksti: Mika Haikonen Chief Consultant QPR Software Oyj