Kestävät ICT-laitteiden hankinnat

Oikoluin hiljan TIEKEn, TIVIAn ja LUT-yliopiston yhteisen Green ICT -hankkeen hankkijan opasta. Sieltä löytyi todella käytännöllisiä neuvoja hankkijalle ICT-laitteiden vihreyden parantamiseen. En voinut olla peilaamatta ohjeita omiin kokemuksiini konserninsisäisen IT-palveluyhtiön toimitusjohtajana.

Vaatimus: Pidennetty palvelusopimus hankituille laitteille

Vaatimuksen mukaan ”toimittajan palvelun tulee kattaa laitteeseen liittyvät palvelutasovaatimukset tietyn ajanjakson ajan, nykyään yleensä 3–4 vuotta eli leasing-syklin ajan. Pidennetty palvelusopimus kattaa saman palvelutason kuudeksi (6) vuodeksi. Tämä tapahtuu joko pidentämällä laitteen käyttösykliä tai käyttämällä laitetta kahden syklin ajan, mahdollisesti eri käytössä.”

Ollessani konserninsisäisen IT-palveluyhtiön toimitusjohtajana, leasingia ei käytetty, vaan työasemat ja palvelimetkin hankittiin omaksi. Vakiotyöasemien taloudellisena pitoaikana pidettiin 36 kk, kunnes tuli johdosta vaatimus niiden kirjaamisesta kuluksi, jolloin taloudellinen pitoaika lyhennettiin 30 kuukaudeksi. Taloudellinen pitoaika vaikutti lähinnä vuokrahinnoitteluun. Koska samanlaista laitetta hankittiin useammassa erässä, taloudellisen pitoajan alku määritettiin keskimääräisestä käyttöönottohetkestä jokaiselle tietokonemallille erikseen. Ja siitä sitten laskettiin hankintahinnalla ja annuiteettikaavalla kulloinkin käytössä olevaa korkotasoa noudattaen kuukausivuokra. Keskimääräisen taloudellisen pitoajan jälkeen vuokra laski muutamaan euroon kuukaudessa. Käytännön seuraus oli, että laitetta pidettiin paljon pidempään kuin taloudellisen pitoajan ajan, sillä liiketoimintayksiköt halusivat yleensä säästää ja nauttia halvoista kuukausista.

Toinen esimerkki liittyy suunnittelijoiden kalliisiin tehotyöasemiin. Asiakkaan pyynnöstä niille laskettiin kaksi kiertoa. Ensin kolmen vuoden kierto siten, että jäännösarvo oli tavanomaisen työaseman hankintahinta. Ja sen jälkeen hinta romahti toiseksi kolmeksi vuodeksi tavanomaisen työaseman tasolle ja sen jälkeen lähelle nollaa. Yleensä tämäkin johti siihen, että tehokäyttäjä piti työasemaa pidempään kuin oli laskettu, siis yli kolme vuotta, jos teho vain riitti työtehtäviin, sillä liiketoiminta halusi hyötyä halvoista kuukausista. Jos ei halunnut, suuresta ympäristöstä löytyi kyllä käyttöä kolme vuotta vanhalle tehotyöasemalle tavanomaisen työaseman hinnalla. Liiketoiminta sai siten päättää, säästääkö se suunnittelijansa aikaa pitämällä hänet tuoreessa kalustossa vai säästääkö rahaa ja ympäristöä pitämällä sen vanhassa kalustossa.

Vaatimus: Laitteen käytön jälkeinen käsittely turvallisesti

Vaatimuksen mukaan ”laitteen elinkaaren käyttövaiheen jälkeen laite kierrätetään asianmukaisesti. Kierrätys on joko pehmeää kierrätystä, jolloin uusiokäytetään laitteen osat, tai kovaa kierrätystä. Jolloin kierrätetään raaka-aineet. Uusiokäytössä suositaan pehmeää kierrätystä.”

Koska konsernin sisäinen IT-palveluyhtiö, jossa olin toimitusjohtajana, omisti laitteet, nurkkiin pyrki kertymään monenlaista laitetta. Pyrimme sopimaan niiden käsittelystä pääasiallisen toimittajamme logistiikan kanssa, mutta aluksi homma tyssäsi hinnoitteluun. Yhtiön varatoimitusjohtajan puututtua löytyi kustannustehokas ratkaisu, joka nojasi homman hoitamiseen logistiikan henkilökunnan täytetyönä.

Miten toimittiin? Toimitimme rullakoissa käytöstä poistetut koneet toimittajamme logistiikkaan. Siellä koneet luokiteltiin neljään luokkaan: takaisin käyttöön meneviin, markkinoille dumpattaviin, henkilökunnalle myytäviin ja kovaan kierrätykseen meneviin. Kova kierrätys oli siihen aikaan maksullista ja kovan kierrätyksen kustannukset – ja muut kulut – katettiin markkinoille dumpattavista ja henkilökunnalle myytävistä koneista saaduilla tuloilla. Lisäbonuksena tuli se, että henkilökunnalle myytäessä myyjäksi tuli tämä ulkopuolinen toimittajafirma, ei sisäinen IT-palveluyhtiömme, jolloin ei päässyt syntymään mitään ikuista tukipalvelusuhdetta.

Kun vertaa näitä ICT-laitteiden hankkijan oppaan vaatimuksia ja omia kokemuksiani, tulee mieleen kysymys: mikä erottaa näitä? Eipä mikään muu kuin aika. Hankkijan opas on syksyltä 2022 ja omat kokemukseni vuosilta 2000–2004, jolloin toimin YIT Tietotekniikka Oy:n toimitusjohtajana. Eroa siis oli noin 20 vuotta. Eli osattiin sitä ennenkin.

Kuva: Reino Myllymäki

Reino Myllymäki
kehityspäällikkö, TIVIA
LinkedIn