Vahva tietokulttuuri on digitaalisen liiketoiminnan edellytys. Tietoa tulee johtaa, jotta sen potentiaali saadaan valjastettua liiketoiminnan ja asiakkaiden tarpeisiin. Tässä artikkelissa tiedon johtamisen asiantuntijat kertovat, mikä on menestyvän tietokulttuurin salaisuus.
Menestyvä digitaalinen liiketoiminta edellyttää tietokulttuurin, elävän organismin johtamista kokonaisuutena. Tiedon tehokas hyödyntäminen on kuitenkin johtamista laajempi ja monitahoisempi kokonaisuus. Tässä artikkelissa pureudumme siihen, mitä tietokulttuuri on, miten sitä mitataan ja johdetaan, sekä mikä on edistyneen tietokulttuurin salaisuus. Haastattelin artikkelia varten Jani Iivaria sekä Minna Oksasta, tiedonhallinnan ja -johtamisen ammattilaista. Tutkin itse parhaillaan tietokulttuuria osana strategisen johtamisen opintoja. Näen tietokulttuurin olevan hiljalleen myös Suomessa yhä enemmän esiin nouseva teema.Mitä tietokulttuuri tarkoittaa sinulle?
Jani: Tietokulttuuri tarkoittaa toimintatapaa, jossa tieto ja tiedonhallinta ovat keskeisessä asemassa organisaation päätöksenteossa. Yhteisössä vallitsee ymmärrys tietojen tärkeydestä, ja tietoja hallitaan tehokkaasti. Tämä käsittää prosessit, joissa tietoa luodaan, jaetaan ja käytetään turvallisesti. Tieto integroidaan liiketoimintaprosesseihin, päätöksentekoon ja strategiaan. Tietoa käytetään aktiivisesti päätöksenteossa.
Minna: Tietokulttuuri lähtee siitä, että tiedot ovat liiketoiminnan ytimessä. Ymmärrämme, että tiedot ovat yritykselle yhtä tärkeitä resursseja kuin ihmiset ja reaaliomaisuus. Tietoja pitää myös hallita ja johtaa hyvän toimintamallin mukaan.
On osattava valita tiedot, jotka ovat organisaatiolle merkityksellisimpiä ja rakentaa tietojen ohjausmalli erityisesti näille tiedoille. Tietokulttuuria rakennettaessa on muistettava, että tietotyössä ihmisten välinen kommunikointi on 80 % työstä ja 20 % on tekniikkaa.
Arvo: Jani lähtee liikkeelle tietoperusteisesta päätöksenteosta. Mikäli asiaa lähestytään prosessiajattelun kautta, niin tietoperusteinen päätöksenteko on eräällä tapaa tietokulttuurin huipentuma. Toki tähän liittyy palaute etenemisestä, sen seuranta sekä tarvittaessa suunnan korjaaminen.
Molemmat viittaavat liiketoiminnan kannalta oleellisten tietojen tunnistamiseen, arvostamiseen, ymmärtämiseen ja niiden erinomaiseen johtamiseen ja ohjaukseen. Tällöin puhumme tiedonhallinnan kannalta aivan keskeisistä elementeistä, joilla tietokulttuuria voidaan edistää.
Lisäksi molemmat tuovat esiin sen, että tietokulttuurissa tieto ja siihen liittyvät toimenpiteet ovat sisäänrakennettuina yrityksen prosesseihin, päätöksentekoon ja strategiaan. Tämä kuvastaa sitä, että tietokulttuurissa koko organisaatio elää ja hengittää tiedosta.
Minna painottaa lisäksi dialogin tärkeyttä. Näen itse tietokulttuurin ensisijaisesti ihmisten toimintaan liittyvänä kokonaisuutena. Miten ihmiset suhtautuvat tietoihin? Millaisia uskomuksia ja asenteita heillä on suhteessa tietoihin? Ymmärtävätkö he heidän työnsä kannalta oleellisten tietojen merkityksen? Ihmisten kautta tarkasteltuna tietokulttuuri on hyvin syvällinen teema, missä vaaditaan kuuntelemista, avointa ja etsivää dialogia, vierellä kulkemista, tukemista, opastusta, sekä koulutusta ja ohjaamista.
DAMA-viitekehys
DAMA-viitekehys kattaa tiedonhallinnan näkökulmat yksittäisistä osa-alueista kulttuurilliseen muutokseen. Lähde: DAMA International.
Miten tietokulttuuria voidaan mitata?
Jani: Tietokulttuurin mittaaminen on epäilemättä vaikea tehtävä. Usein tieto nähdään irrallisena elementtinä, mutta sen sijaan meidän tulisi nähdä tieto olennaisena osana liiketoimintaprosesseja. Tietoa pitäisi hyödyntää päivittäisissä toiminnoissa ja päätöksenteossa. Tietojen ja analytiikan tulisi toimia liiketoimintastrategian suunnannäyttäjänä. On tärkeää, että etsimme keinoja mitata, tehostaa ja uudistaa liiketoimintaprosessejamme tietoa hyödyntäen. Tämä asettaa tiedolle suuria vaatimuksia; tiedon laadun hallinta ja sen mittaaminen ovat tässä keskeisessä asemassa. Monet organisaatiot käsittelevät tietoa kuten kaupallisia tuotteita. Tietotuotteelle voidaan määritellä mittareita, kuten muillekin tuotteille, joka helpottaa myös tietokulttuurin mittaamista.
Minna: On tärkeää, että tietokulttuurin kehitystä seurataan ja mitataan. Tietokulttuurin kehittymistä voidaan mitata esim. tietojen laadun parantumisella. Asiakastyytyväisyys paranee, kun asiakkaat saavat parempaa palvelua hyvälaatuisien tietojen avulla. Organisaatiota saadaan ohjattua paremmin, kun tiedot ovat saatavilla oikein ja ajallaan päätöksiä tehdessä. Organisaation tehokkuus siis paranee ja tätä voidaan myös mitata.
Arvo: Tietokulttuurin mittaaminen on kyllä haasteellinen tehtävä, sillä puhumme kulttuurillisista seikoista. Tietokulttuuria ja sen osia voidaan kuitenkin mitata eri tavoin.
Jani nosti oivallisesti esille, että asiaa voidaan lähestyä prosessijohtamisen kautta, jossa tietoa seurataan ja mitataan osana liiketoimintaprosesseja. Toisaalta tieto voi toimia liiketoiminnan kehittämisen ja -uudistamisen lähtökohtana.
Ajattelen itse, että esimerkiksi tietotuotteiden hyödyntäjien kokema arvo voisi olla yksi mittari, sillä tietotuotteet ovat yksi konkreettinen kokonaisuus, mitä voimme tarkastella tietokulttuurista puhuttaessa. Myös Jani viittasi tähän tietotuotteiden mittaamisen kokonaisuuteen.
Molemmat asiantuntijat nostavat esiin tietoperustaisen liiketoiminnan johtamisen. Tätä voisi mitata vaikkapa sillä, että johtajilta kysytään vuosittain, mihin he perustavat päätöksensä. Muun muassa kokemus näyttelee oleellista osaa päätöksenteossa, mutta niin tekee myös oikeat, ajantasaiset, ymmärrettävät, ja relevantit tiedot. Toisaalta olematon etsivä dialogi, osaoptimoiva johtaminen ja mututuntumaan perustuva päätöksenteko eivät edistä tietokulttuuria.
Sekä Janin, että Minnan ajatuksissa nousee keskiöön tiedon laatu ja sen liiketoimintalähtöinen hallinta. Myös tiedon hallinnan keskiössä voidaan sanoa olevan tiedon laadun hallinta.
Kuten varmaankin kaiken mittaamisen, myös tietokulttuurin mittaamisen voidaan tiivistää henkilöstön tyytyväisyyteen (eNPS) sekä asiakastyytyväisyyteen (NPS). Kun tietokulttuuriin eteen tehdään toimia, voidaan niiden vaikutusta mitata ajan saatossa kyseisten kahden mittarin kautta.
Miten tietokulttuuria johdetaan?
Jani: Tietokulttuurin omaksuminen vaatii muutosta organisaatiossa. Johto edistää tietojen ja analytiikan käyttöä asettamalla esimerkin nojautumalla omissa päätöksissä tietoihin ja odottavat, että heidän tiiminsä tekevät samoin. Muutosjohtamisen näkökulmasta organisaatiota voidaan valmistaa tietokulttuurin omaksumiseen ja sen edistämiseen. Tässä painopisteet ovat samat kuin ihmisvaikutteisissa muutoksissa. Kyse on tietolukutaidon lisäksi myös ajattelutavan muutoksesta, johtajuudesta, yhteistyön korostamisesta, viestinnästä ja palkitsemisesta.
Minna: Ensin tulee ymmärtää organisaation tietokulttuuri, jotta sitä voidaan johtaa. Tietokulttuurin johtaminen lähtee ylimmästä johdosta. Tietojen hallintatyölle tulee varata riittävästi resursseja ja annetaan aikaa työn tekemiseen. Työtä, mikä ei näy konkreettisena lopputuloksena, on usein vaikeaa johtaa. Tiedonhallinnan johtamiseen ja ohjaukseen on kuitenkin olemassa viitekehyksiä. Esim. DAMA:n DMBok 2.0 antaa kokonaiskuvan tiedonhallinnan työstä ja tämän mallin mukaan voi räätälöidä omaan organisaatioon sopivan toimintamalli. Pelkkä tiedon johtaminen ei kuitenkaan riitä, vaan tarvitaan paljon eri osapuolten välistä viestintää, jotta koko organisaatio oppii toimimaan tietolähtöisesti ja sitoutuu sovittuihin toimintaperiaatteisiin.
Tiedon tulee näkyä organisaation strategiassa yhtenä osana - ei erillisenä kokonaisuutena, eli organisaation tietostrategian tulee tukea liiketoiminnan tavoitteita. Aina joskus näkee tietostrategian lähtevän liikkeelle tietojärjestelmien kehityksestä, mutta tietojärjestelmäkehitys ei ole sama asia kuin tiedonhallinta. Tietostrategia tarvitaan aina, vaikkei olisi yhtäkään järjestelmää, koska tiedot ovat liiketoimintaprosessien polttoainetta ja järjestelmiä tarvitaan tehostamaan tietojen käsittelyä prosesseissa.
Arvo: Minna lähti liikkeelle siitä, että tulee ymmärtää, mikä ja millainen organisaation tietokulttuuri on. Tämä vaikuttaa itsestäänselvyydeltä, mutta tietokulttuuri laaja-alaisena abstraktina käsitteenä voi olla hankala määrittää ja tietokulttuurin tilasta voi olla hankalaa saada kiinni. On kuitenkin oleellista, että varsinkin ylimmällä johtoryhmällä on mahdollisimman selkeä ja jaettu käsitys siitä, mikä on organisaation tietokulttuurin tila. Osaltaan Minnan esiin nostamalla DAMA-viitekehyksellä voidaan saada käsitys organisaation tiedonhallinnan tilasta ja sen tarvitsemista kehitystarpeista.
Jani nosti esille useita transformaatioon ja muutosjohtamiseen liittyviä teemoja. Näen myös itse tietokulttuurin synnyttämisen, vahvistamisen ja kypsyystason nostamisen teemoina, jotka vaativat muutosta ja sen johtamista. Tässä mielessä tietokulttuurin johtamisessa voidaan hyödyntää muutosjohtamisen palettia. Näen myös, että tietokulttuurin strategisessa johtamisessa on kyse pitkän pelin pelaamisesta. Kun kulttuuria halutaan ohjata tiettyyn suuntaan ja saada oikeasti toimintaan juurtuneita muutoksia aikaan, niin puhutaan helposti vuosista.
Strategisen johtamisen lisäksi näen oleelliseksi sen, että ihmisten suhtautumistapaa tietoihin pyritään ohjaamaan tietostrategian mukaisesti. Tähän myös Jani viittasi. Tällöin esihenkilöt ja tiedonhallinnan ammattilaiset ovat avainasemassa käytännön tason tietokulttuurin edistämisessä.
Näen myös oleellisena Minnan painottaman viestinnän tietokulttuurin johtamisessa. Oman kokemukseni mukaan tietokulttuurin edistäminen vaatii todella paljon ja jatkuvaa viestintää. Lisäksi avoin etsivä dialogi on tietokulttuurin kehittämisen ytimessä.
Mikä on menestyvän tietokulttuurin salaisuus?
Jani: Menestyvän tietokulttuurin salaisuus on siinä piilevän ajatuksen vastaanottaminen avosylin. Jos tieto(kulttuuri) pystytään integroimaan liiketoiminta strategiaan, päätöksentekoon sekä prosesseihin, se aletaan nähdä merkittävänä osana päivittäistä rutiinia. Kulttuurin muodostuminen vaatii sitoutumista koko organisaatiolta mutta erityisesti johdolta.
Minna: Tietokulttuurin salaisuus on, että pitää saada koko organisaatio ymmärtämään tietojen merkitys ja oppia pitämään tiedoista huolta ennakoiden, ei vain silloin kun tulee ongelmia. Kun esim. raportoinnissa huomataan, että tiedoissa on virheitä, alamme kiinnostua, miten saisimme ne korjattua. Reaktiivisten korjaustoimien sijaan voimme ennalta määritellä käytettävät tiedot ja säännöt, miten tietoa saa käyttää. Kun tämä määrittely tuodaan läpinäkyväksi organisaatiossa, niin parannetaan mahdollisuuksia hyödyntää tietoja oikein.
Arvo: Jani lähtee liikkeelle avoimesta asenteesta. Näen myös itse, että tietokulttuurin edistämisessä ennakkoluulottoman etsivä asenne on ensiarvoisen tärkeää. Tämä mahdollistaa Minnan esiin nostamaa jaetun ymmärryksen syntymistä organisaation tiedoista sekä arvostavaa asennetta tietoja kohtaan. Olemmekin korostaneet artikkelissa tietojen arvostamista ja proaktiivista otetta tietojen hyvään hoitamiseen ja johtamiseen.
Puhuimme myös aiemmin artikkelissa siitä, että tietokulttuuri ei ole erillinen osa-alue organisaation toiminnasta. Kyseessä on paremminkin organisaation toimintatapoihin ja prosesseihin sekä horisontaalisesti että vertikaalisesti sisäänrakennettu kokonaisuus. Parhaimmillaan tietokulttuuri saadaankin osaksi organisaation DNA:ta.
Näen myös itse Janin tavoin, että menestyvä tietokulttuuri vaatii johdon näkemystä ja sitoutumista pitkällä aikajänteellä tietokulttuurin kehittämiseen. Tietokulttuurin strateginen johtaminen on menestyvän tietokulttuurin salaisuus. Tähän myös molemmat haastateltavat viittasivat eri kohdissa.
Yhteenveto
Vahva tietokulttuuri on digitaalisen liiketoiminnan edellytys. Tietokulttuurin johtaminen on kuitenkin vaativa kokonaisuus, mikä edellyttää organisaatiomuutosta, strategista sitoutumista ja etsivää asennetta tiedon merkitystä kohtaan.
Menestyvän tietokulttuurin salaisuus piilee sen kokonaisvaltaisessa soveltamisessa. Kyse on avoimesta suhtautumisesta tietojen parempaan hyödyntämiseen ja tietojen integroimisessa sekä liiketoimintastrategiaan että prosesseihin. Tämä vaatii sitoutumista koko organisaatiolta ja johdolta strategista ja pitkäjänteistä johtamista.
Tietokulttuurin rakentamisessa korostuvat viestintä, muutosjohtaminen, strateginen näkemys, dialogi, sekä ihmisten suhtautumisen ohjaaminen tietostrategian mukaisesti. Tietojen ollessa tietokulttuurin keskiössä, tiedon laadunhallinta on ensiarvoisen tärkeää.
DAMA Finland ry
DAMA Finland on tiedonhallinnan ammattilaisten yhteisö, joka on toiminut tänä vuonna Suomessa 20-vuotta. DAMA Finland kuuluu TIVIAn lisäksi myös DAMA Internationaliin, joka on kansainvälinen tiedonhallinnan organisaatio. DAMA International on tuottanut viitekehyksen DMBok 2.0, jonka parhaita käytäntöjä DAMA Finland tuo esiin toiminnassaan. DAMA Finlandin tavoitteena on kehittää hyvää tiedonhallinnan kulttuuria Suomessa.
Arvo Perälä
Tiedon johtamisen ja ohjauksen ammattilainen, jonka intohimo on edistää tietokulttuuria, jossa tiedonhallinta on sisäänrakennettu yrityksen toimintaan.
Tässä artikkelissa Arvo oli haastattelijana.
Minna Oksanen
Minna Oksanen DAMA Finland Ry puheenjohtaja ja Senior Consultant HCD Oyssä (Ari Hovi). Minnan kiinnostuksena on tiedonhallinta ja -johtaminen.
Tässä artikkelissa Minna oli haastateltavana.
Jani Iivari
Jani Iivari Analytiikka, Data & Integraatio päällikkö Paulig ryhmässä. Tiedonhallinnan ammattilainen sekä harrastaja.
Tässä artikkelissa Jani oli haastateltavana.
TIVIA Newsin artikkelit julkaistaan myös digitaalisina versioina TIVIAn verkkosivustolla, jossa ne ovat vapaasti luettavissa.
TIVIA Newsin digitaalinen näköislehti on vapaasti luettavissa TIVIAn verkkosivustolla.