Kilta – yhdistyskäyttäjän ohje

Jos sinulla ei ole vielä Kilta-tunnuksia, niin täytä käyttäjäsopimus ja palauta se täytettynä Anneli Ranta-Kuusiselle (anneli.ranta-kuusinen(at)tivia.fi).

Yleistä

Kilta on SQL Server -pohjainen TIVIAn jäsenrekisteri- ja CRM-järjestelmä. Se sisältää tietoja henkilöistä (TIVIAn jäsenyhdistyksien jäsenet ja muita kontakteja) ja organisaatioista (TIVIAn jäsenyhdistykset ja niihin liittyvät kerhot ja osaamisyhteisöt, yhdistyksien yhteisöjäsenet, muut liittoyhteisön toimintaan liittyvät ryhmät ja muita kontaktiyhteisöjä) sekä jäsenyyksistä (henkilöiden liittyminen organisaatioihin ja organisaatioiden liittyminen ylempiin organisaatioihin).

Killan tietosisältöön kuuluu mm.

  • henkilön/organisaation yhteystiedot
  • jäsenyystiedot
  • laskutus- ja maksutiedot
  • kampanjatiedot
  • henkilöiden roolitiedot (rooli organisaatiossa)
  • henkilöiden web-roolit (rooli organisaation sivustolla)

Web-rooleja käytetään TIVIA-yhteisön Shibboleth-kertakirjautumisjärjestelmässä.

Kilta sisältää myös poiminta-, tapahtumien hallinta- ja raportointiosiot. Poiminnan tuloksista voi muodostaa Excel-tiedoston, tulostaa osoitetarroja ja käyttää jakelulistana ja lähettää järjestelmästä sähköpostia. Raportointiosiossa voidaan tulostaa valmiiksi määriteltyjä raportteja. Tapahtumien hallintaosiossa voidaan julkaista koulutus- yms. tapahtumia ja koota niihin tulevia ilmoittautumisia, tulostaa osallistujalistoja jne.

TIVIAn jäsenyhdistyksien henkilöille voidaan antaa Kiltaan tunnuksia, joilla voi katsella oman yhdistyksen jäsentietoja, tuottaa heitä koskevia raportteja, lähettää yhdistyksen jäsenille sähköpostia sekä hallinnoida yhdistyksen tapahtumia. Katso ohjevideo tapahtuman luomisesta Kiltaan tästä.

Ohjeen muut aihealueet:

  1. Kirjautuminen
  2. Jäsentietojen katselu
  3. Poiminta
  4. Sähköpostin lähettäminen
  5. Raportointi

Katso Kilta-ohje (PDF).

Ohje tapahtumien lisäämiseen

Tapahtumia lisätään Kiltaan pääasiassa kolmesta eri syystä. Katso seikkaperäinen PDF-ohjeistus tapahtumien lisäämiseen.

  1. Ilmoittautuminen tapahtumaan toteutetaan Killan kautta ja tapahtumasivuna käytetään Killan tuottamaa tapahtumasivua
  2. Ilmoittautuminen tapahtumaan toteutetaan Killan kautta ja tapahtumasivuna käytetään erillistä nettisivua (esim. sivu yhdistyksen omalla sivustolla)
  3. Ilmoittautuminen tapahtumaan tapahtuu jotain muuta kautta (Lyyti, yhdistyksen nettisivut tms.), mutta tapahtuma halutaan laittaa näkyviin yhdistyksen omille nettisivuille (TIVIAn WP-alustaa käyttävät) tai TIVIAn nettisivujen tapahtumakalenteriin.

Ilmoittautumislomakkeen hallinta ja muokkaus

Tämä ohje käy läpi kohta kohdalta ilmoittautumislomakkeen muokkaamisen. Lisäksi ohjeessa käydään läpi lomakkeen hallintaan liittyviä asioita. Lue ohje (PDF).