Tiedonhallintalaki ja yhteentoimivuus

Tiedonhallintalaki ja yhteentoimivuus

Uudessa tiedonhallintalaissa painotetaan tietovarantojen yhteentoimivuuden näkökulmaa. Mitä se oikeastaan käytännössä tarkoittaa ja mitä muita vaikutuksia säädösmuutos tuo tullessaan?

Uusi laki voimaan vuoden 2020 alusta

On tuskin liioittelua sanoa, että yksi kuluneen vuoden uutinen on vuoden 2020 alusta voimaan tuleva uusi laki, laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta. Kyseessä on julkista hallintoa laajasti velvoittava yleislaki, jossa säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa. Laki sisältää koko julkista hallintoa koskevat säännökset tiedonhallinnan järjestämisestä ja kuvaamisesta, tietovarantojen yhteentoimivuudesta, teknisten rajapintojen ja katseluyhteyksien toteuttamisesta, asioiden ja asiakirjojen kirjaamisesta sekä tietoturvallisuuden toteuttamisesta.

Vuoden toinen uutinen on saattanut olla se konkreettinen käytännön seuraus uuden lain voimaantulosta, että samalla vuonna 2011 voimaan tullut tietohallintolaki (laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta) kumotaan. Laithan ovat normeja, jotka määrittävät, millä tavalla tulee, saa tai ei saa toimia. Tässä roolissaan lait heijastelevat yhteiskunnassa tärkeiksi koettuja asioita – niin tärkeitä, että niistä tulee lain tasolla säädellä. Julkiset palvelut muodostuvat suurelta osin tiedosta. Ei ole samantekevää, miten tätä tietoa käsitellään. Entä onko arkkitehtuuri nyt tietohallintolain myötä kuopattu, monet ehkä toisaalta miettivät.

Yhteentoimivuus yhteinen tavoite edelleen

Julkisessa hallinnossa on vuosia eri tavoin panostettu yhteentoimivuuteen. Viimeiset kymmenisen vuotta nämä pyrkimykset ovat monissa yhteyksissä kiteytyneet tietohallintolakiin. Lain täytäntöönpanossa luotiin yhteistyörakenteita ja menettelyitä kokonaiskuvan kokoamiseksi julkisen hallinnon organisaatioiden, palvelujen, toimintaprosessien, käsiteltävien tietojen sekä käytettyjen tietojärjestelmien ja teknologian muodostamasta kokonaisuudesta. Lisäksi lakiin sisältyi velvoite yhteentoimivuuden kuvausten ja määritysten tuottamisesta ja hyödyntämisestä, mitä käytännössä toteutettiin julkisen hallinnon suositusjärjestelmällä. Kokonaisarkkitehtuurilla oli tarkoitus edistää tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja siten myös hallinnon ja sen palveluiden tehokkuutta. Digitalisaatio kun ymmärretään monelta osin toiminnan uudistamisena ja kehittämisenä tietotekniikan keinoin.

Tiedonhallinnan ja digitaalisten palvelujen yleissääntely
Huomioi toiminnassa koko sääntely-ympäristö, josta kaaviossa esitetty tiedonhallinnan ja digitaalisten palveluiden yleissääntely.

Vaatimus kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisesta osoittautui käytännössä liian perusteelliseksi. Uuden tiedonhallintalain sitovat kuvausvelvoitteet kohdistuvat tiiviimmin tietoon: edelleen tärkeää on ymmärtää, mitä tietoa organisaatiot vaihtavat ja millä lakisääteisellä tai muulla perusteella, mihin tarkoitukseen ja millä ratkaisuilla ne tekevät sitä. Tiedon tehokas hyödyntäminen edellyttää panostuksia tiedon semanttisen yhteentoimivuuden toteuttamiseen – tiedon merkityssisällön laadukkaaseen yhteiseen määrittelyyn ja tietorakenteiden riittävään harmonisoimiseen sekä työn tulosten dokumentointiin avoimesti saataville. Yhteinen määrittelytyö selkeissä yhteistyörakenteissa säästää lopulta kaikkien resursseja, kun esimerkiksi turhilta päällekkäisyyksiltä vältytään. Tietomääritysten harmonisointi on konkreettinen esimerkki laajasti vaikuttavasta pitkäjänteisestä yhteentoimivuuden rakentamisesta. Samalla sovelletaan kansallisesti eurooppalaisessa kehitystyössä luotua Yhteentoimivuuden viitekehystä (EIF).  Rakenteistettuun, yhteisesti samalla tavalla ymmärrettyyn tietoon perustuvat tietovirrat mahdollistavat sujuvammat palvelut. Uuden lain mukaan todistuksia ja otteita ei saa pyytää hallinnon asiakkaalta, jos viranomaisella on oikeus saada luotettavasti ja ajantasaisesti otteisiin ja todistuksiin sisältyvät tiedot suoraan toiselta viranomaiselta. Miten tämä toteutetaan ilman tiedon semanttista yhteentoimivuutta?

Arkkitehtuuri on edelleen kehittämisen työkalu

Suomi on vahvasti tietoon ja sen hyödyntämiseen perustuva yhteiskunta ja esimerkiksi kansallisia perusrekistereitä käytetään laajasti. Uusi tieto tai automatisoitu prosessi avaa yleensä uudenlaisia näkymiä tiedon hyväksikäytölle ja toiminnan kehittämiselle. Tätä tavoitetta edistäessään uusi tiedonhallintalaki on yksi tietopolitiikan toimeenpanon väline. Lakia sovellettaessa täytyy kuitenkin aina muistaa huomioida koko sääntely-ympäristö, jossa toimimme – älä siis lue vain tiedonhallintalakia!

Tiedon näkökulma yksinään on liian suppea näkymä julkiseen hallintoon. Tarvitsemme edelleen laadukasta ja luotettavaa informaatiota siitä, kuinka julkinen hallinto toimii – siis kokonaiskuvan hallinnon tehtävistä, toimijoista ja palveluista käsiteltävien tietojen ja tietovirtojen lisäksi. Tätä kokonaisuutta voidaan edelleen kutsua julkisen hallinnon arkkitehtuuriksi. Ja tämä informaatiokokonaisuus voidaan kerätä ja ylläpitää myös ilman tietohallintalain kokonaisarkkitehtuurin kuvausvelvoitetta perustuen valtiovarainministeriön tehtäviin, joihin sisältyy julkisen hallinnon kustannustehokas kehittäminen. Arkkitehtuuri on siis valittu kehittämisen työkalu – sen avulla luodaan kokonaiskuva ja hallitaan riippuvuuksia. Yhdistämällä arkkitehtuuri-informaatioon muuta kehittämisen ohjauksessa tarvittavaa tietoa esimerkiksi tulevasta sääntelystä tai toiminta- ja taloussuunnitelmista ja ICT-toiminnan kustannuskehityksestä, voidaan luoda päätöksenteossa tarvittavaa tietopohjaa hallinnon kehityksen tulevasta suunnasta ja muutosten vaikutuksista myös kansalaisiin ja muihin toimijoihin yhteiskunnassa. Tavoite ei ole vaatimaton, mutta todellinen peruste julkisen hallinnon arkkitehtuurityölle, jota on tarkoitus jatkaa ja kehittää aidoksi päätöksenteon tukipalveluksi. Tavoite on keskittyä arvoa tuottaviin sisältöihin ja niiden analyysiin yhteistyörakenteissa, joiden on tarkoitus aloittaa toimintansa vuoden 2020 keväällä.

Artikkeli perustuu KAOS-tilaisuudessa 31.10.2019 pidettyihin esityksiin. KAOS-osaamisyhteisö toimii TIVIAn jäsenyhdistyksen Sytyke ry:n alaisuudessa.