Kristiina_Aaltonen.png

TIVIA-blogi: Mikä on lapsen nimi tässä kuussa?

IT-päällikkö Pirjo tuskailee, että on mahdotonta toteuttaa to do -listaa, kun takavasemmalta ja joka tuutista tulee keskeytyksiä. Kysyn työnohjaajana, että miten priorisoit, kun olit vuosi sitten hoitovapaalla. Pirjo toteaa, että ”asetin lapsen tarpeet ensisijaiseksi, sitten oman hyvinvoinnin kuten urheilun ja unen. Jos aikaa jäi, siivosin kodin ja sovin tapaamisia heimosiskojen kanssa.” Kysyn: ”no mikä on tällä hetkellä työssäsi se lapsi ja sun hyvinvointi, tiedätkö lapsen nimen ja pidätkö huolta omasta hyvinvoinnistasi?” Muu tulee perässä. Pirjo putoaa pohtimaan mietteisiin. Kerron valmentaneeni sairaalan teho-osaston väkeä. Heillä on priorisointi selkeä. Kukaan ei kyseenalaista, pitäisikö tarttua lattiaharjaan prosessin mukaan maanantaisin, kiillottaa veitset vai hoitaa vertavuotava potilas.

Miten selkeää sinulle on mikä on olennaista juuri nyt?  Jos se on epäselvää, kysy työnjohtajalta, työmaasi esimieheltä. Mikä on mun lapsen nimi tässä kuussa? Ja mitkä sen tarpeet ovat? Mitä tulee saada aikaiseksi? Kun se on selvä, istahda päivän päätteeksi arvioimaan priorisointilista seuraavalle päivälle.

Voi olla, että ehdit vain kolme asiaa huomenna, joten mitkä on ne kolme tärkeintä, jotta tavoite toteutuu?  Ja sitten mikä on se tärkein, mikä on nro 2 ja nro 3. Ei enempää. Muut sijoittuvat listalle. Jos ehdit neljä, olet ylittänyt itsesi ja voit olla erittäin ylpeä itsestäsi. Todennäköisesti ehdit ja saat tehtyä kolme.

Eli iltaisin listaa huomisen tärkeimmät 1., 2., 3., väli, 4., 5., jne. Saat siirtyä toiseen vasta sitten kun ensimmäinen on tehty täysin loppuun eli olet myös lähettänyt sen hahmotelmameilin. Saat siirtyä kolmoseen vasta, kun kakkonen on tehty totaalisesti loppuun. Kokeile metodia viikko, ja laita minulle viesti miten onnistuit: kristiina.aaltonen@wavecon.fi.

Toinen päätettävä asia on se, mistä olet valmis luopumaan; tekemisestä (esim. palavereista), roolista, vastuusta, ajattelusta. Listaa kolme asiaa, joista luovut huomenna. Tee se sitten selväksi myös asianosaisille. Ennen kuin viestejä ja palaverikutsuja alkaa tulla Caps Lock päällä punaisilla lipuilla koristeltuina, informoi ystävällisesti, että roolinmuutoksen/meneillään olevan projektin vuoksi et voi enää osallistua. Minä sain hyvältä hr-asiakkaaltani kohteliaan ei-vastauksen: ”Kiitos Kristiina lounaskutsusta, mutta olen tiukentanut ajanhallintaani, enkä osallistu tänä vuonna enää ulkopuolisten työnohjaajien/coachien tapaamisiin mikäli ne eivät liity meneillään oleviin projekteihin. On ollut kiva asioida kanssasi, mutta nyt joudun priorisoimaan. Mennään ensi vuonna, kun uudet projektit alkavat. Hyvää syksynjatkoa.” Olin suorastaan ilahtunut tästä tyrmäyksestä. Juuri noin Niina.

Kolmas tärkeä asia on pohtia mihin voi omassa ajanhallinnassaan oikeasti vaikuttaa ja päättää. Mihin voi vain vaikuttaa? Ihmisen stressi tulee enimmäkseen siitä, kun yrittää muuttaa asioita joihin ei voi vaikuttaa eikä päättää.  Kun pinnistämme voimme löytää sen yhden pienen asian, johon voimme edes vähän vaikuttaa. Asiakkaani Pirjo löysi tehokkaaksi keinoksi sen, että lukee sähköpostit vain kahdesti päivässä klo 12 ja klo 16. Meilejä tulee hänelle noin sata päivässä. Keskimäärin meilin lukemiseen menee kaksi minuuttia, kun osan tuhoaa, osan säilöö, osaan vastaa heti. Käytännössä se tarkoittaa 200 minuuttia eli yli kolme tuntia päivässä. Sille täytyy varata aikaa, sillä sekin on työtä. Liikunnalle hän löysi aikaa aamusta ennen töihin lähtöä. 45 minuutin lenkki kolmesti viikossa lisää kapasiteettia huikeasti. Lähtiessään työnohjauksesta Pirjolla oli 1. uusi työkalu priorisointiin, 2. vaikuttamisen ympyröihin ja 3. oman energian lisäämiseen.

 

Kristiina Aaltonen

 

 

 

Kristiina Aaltonen
IT-Leadership Coach (ACC)
Wavecon Oy