Kristiina_Aaltonen.png

TIVIA-blogi: Ajanhallintaa vai ajattelunhallintaa – tunti vapaata lisää päivässä (osa 2/2)

Hallinnantunteen lisäämiseksi ensimmäiseksi tulee tarkastella, mikä on perustehtäväsi, siis oikeasti nykyinen tehtäväsi. Mistä sinua mitataan ja mitä odotetaan. Mihin olet kasvamassa ja mitä lähitulevaisuudessa pitää saada aikaiseksi.

Kun katsot mennyttä viikkoa, mitkä asiat tukivat sitä mikä on tehtäväsi ja visiosi. Mahtoiko siellä olla sellaisia palavereja, meilejä, keskeytyksiä ja muita aikavarkaita, joissa ei olisi pitänyt olla lainkaan mukana? Rehellisesti.

Ajanhallinnan valmennukset antavat mahdollisuuden pysähtyä jakamaan kiireen ilmiöitä porukassa, oppimaan menetelmiä lisätä hallinnan tunnetta. Tutustumme mitä kaikkea suunnittelulla voikaan saada aikaan.

Pää on kovalla koetuksella päivittäin, kun teemme montaa asiaa samanaikaisesti. On todettu, että vaikkakin multitaskaus tuottaa endorfiinia, se alentaa älykkyysosamääräämme, eli tekee meistä tyhmempiä.

Aivojen ja kehon tulee olla erinomaisessa huippukunnossa, jotta pystymme tekemään valintoja jatkuvasti missä olemme mukana, missä emme. Siksi ajanhallinnan valmennuksen keskeinen elementti on työvire aivojen kannalta. Jos ei nuku kunnolla, aivot ovat täynnä edellisten päivien kuonaa, eikä uutta tietoa mahdu sisään.

Monet ovat löytäneet konkreettisia työkaluja ajanhallintaan, kuten

  • Mitkä ovat olennaisimmat asiat, joita haluan saavuttaa 6 kk – 12 kk – 24 kk
  • Suunnittelu, palaveri itsensä kanssa tunti viikossa: mitä saavutin, mitä saavutan ensi viikolla, miten ennakoin
  • Suunnittelu kotiasioista, kuten ruokien suunnittelu ja nettiruokakaupat, siivous yms palvelujen osto
  • Rahan käytön suunnittelu – raha saattaa ohjata tekemään liian paljon asioita yhtä aikaa
  • Kanban-ajanhallinta; to-do-lista -in process -blocked, -done – archive
  • Pomodori-tekniikka: tomaatinmuotoinen munakello hälyyttämään 45 min päästä, esim. palavereissa
  • Oman instrumentin vahvistaminen; terveellinen ravinto, enemmän vettä, lisää liikuntaa, ei viikonlopputöitä
  • Elämän yksinkertaistaminen
  • Arvojen tarkastelu; missä haluat viettää aikaasi ja kenen kanssa mitä tehden
  • Pohtimalla, että mihin tätä kiirettä oikeastaan tarvitaan?
  • Palaverikutsujen katsominen luupilla; vaadi agenda ja tavoite palaveriin, johon olet menossa. Kysy, mitä minulta odotetaan tältä kokoukselta ja mitä päätöksiä täällä tehdään.
  • Tee haluan tehdä -lista normaalin to-do-listan sijaan

Meilietikettiä:

  • maksimissaan yhden screenin pituinen meili
  • selkeä otsikko, josta selviää mikä on meilin tarkoitus; informaatio vai toimeksianto
  • kun huomaat, että et ole enää meilijakelun kohderyhmää, laita se takaisin ja pyydä poistamaan samantien
  • laita selkeästi mitä odotat keneltäkin tyyliin; Pirjo; laitatko huhtikuun myyntiennusteen Excelin
  • älä laita meiliä eteenpäin ongelman vyöryttämiseksi, vaan ala ehdottaa ratkaisuja
  • torppaa ketjukirjeet, älä edes ala lukemaan pitkää tarinaa alhaalta päin; jo muinaiset foiniikkialaiset….vaan laita replyllä takaisin; ”Kiitos viestistäsi. Mitä odotat minulta?”

Kysymys on pikemminkin ajattelun, kuin ajanhallinnasta.

Kannattaa hallita itse omaa ajatteluaan ettei joku muu ota sitä hallintaansa.

Kristiina Aaltonen

 

Kristiina Aaltonen
IT-Leadership Coach (ACC)
Wavecon Oy

TIVIA järjestää Kesytä kiire -valmennuksen 17.4., jossa pääset tutkimaan tarkemmin omaa ajanhallintaasi ja löytämään ne kolme keinoa, joilla vapautat tunnin lisää aikaa päivääsi. Voit sitten käyttää ne lempiharrastukseesi, perheen kanssa tai vain olemiseen.