Ari_Uusikartano_442.png

TIVIA-blogi: Viestinnällinen epäonnistuminen rassaa julkishallinnon tietohallintoa

Digitalisointi on vaikuttavuudeltaan tärkein keino uudistaa ja tehostaa hallinnon toimintaa. Sähköistämällä palveluja ja hyödyntämällä digitalisaation mahdollisuudet toimintojen uudistamiseksi on kokemusperäisesti saavutettavissa merkittäviä tehostamishyötyjä. Kansainvälisissä vertailuissa olemme joistakin haasteista huolimatta jatkuvasti kärkijoukoissa sähköisten palvelujen ja toimintojen kehittämisessä. Eräissä asioissa on kuitenkin epäonnistuttu, sillä julkissektorin tietohallinnon imago on kansallisesti heikko ja poliittisissa kannanotoissa vilahtelee näkemyksiä, jotka osoittavat päättäjien tietopohjassa olevan puutteita ja ilmeisiä väärinkäsityksiä.

Julkisen sektorin tietohallintokustannukset kuvataan julkisessa keskustelussa yleisesti liian korkeiksi. Kustannusten suhteen onkin oltava tarkkana ja läpinäkyvyyttä siihen, mihin yhteisiä verovarojamme kulutetaan, on lisättävä. Pohdinnoissa kustannusten luonteesta ei vain vaikuta olevan oikeaa käsitystä. On selkeytettävä täsmällisemmin toiminnan ylläpitoon liittyvien kustannusten ja uudistamishankkeisiin kytkeytyvien kehittämiskustannusten ero. Edelleen vaikuttaa olevan epäselvää se, että mitä enemmän hallinto toimii tietojärjestelmien varassa, sitä enemmän järjestelmiin ja tekniikkaan sitoutuu ylläpitokustannuksia ja kehitystyön säästöt näkyvät muualla kuin ICT-budjetissa.

Edellä esitetyn tilanteen vaikea hahmottaminen on näkynyt nyt vaalien alla vaikkapa joissakin puolueohjelmien kannanotoissa, joissa toisaalta korostetaan tarvetta investoida sähköisten palvelujen kehittämiseen hallinnossa kestävyysvajeen hallitsemiseksi, mutta toisaalta vaaditaan hallinnon tietohallintokustannusten leikkaamista samasta syystä.

Keskustelua seuratessa syntyy myös vaikutelma, että ei ole osattu tehdä eroa kahden eri asian kesken, eli puhuttaessa hallinnon tietoteknologiatoiminnan ja palvelujen kehittämistä ja toisaalta hallinnon toiminnan ja palvelujen kehittämisestä tietoteknologiaa hyödyntäen. Mainitut asiakokonaisuudet ovat toki jossain määrin sidoksissa toisiinsa, mutta eivät synonyymejä.

Median maailmassa huono uutinen on usein enemmän uutisoinnin arvoinen kuin hyvä sellainen. On toki totta, että hallinnon järjestelmähankkeissa on ollut epäonnistumisia. Ne liittyvät yleensä tilanteisiin, joissa yhdellä pitkäkestoisella ja kalliilla hankkeella on pyritty ratkaisemaan kokonaisuutena liian suuri ongelma. Vuosia kestävät ja usein jopa heikosti hallitut hankkeet joko jäävät kesken innostuksen ja rahoituksen loppuessa tai sitten ajan muutos on ajanut asian ohitse jo ennen käyttöönottoa.

Toisaalta hallinnossa on myös luotu maailmanluokan innovaatioita, kuten sähköinen veroilmoitus tai vaikkapa erilaiset paikkariippumattomat palvelut, joissa eräiden toimijoiden virastoverkostoa on voitu käyttää kuormantasaukseen asioiden käsittelyssä ja siten saavutettu merkittävää tehostamishyötyä. Nämäkin onnistumiset näkyvät säästöinä muualla hallinnon kulurakenteissa, mutta eivät välttämättä tietohallinnon kustannuskehyksessä. Sähköisissä palveluissa ei ole mahdollista tehdä ylilaatua kooditasolla, sillä vain oikein koodattu järjestelmä toimii häiriöttä. Toimintotasolla ylilaatu on mahdollinen, jos kaikki toiminnan nyanssit pyritään huomioimaan järjestelmäkehityksessä, jolloin tulos on pahimmillaan liian monimutkainen.         

On pohdinnan paikka kuinka viestinnässä onnistuttaisiin entistä paremmin, sillä vanhan sanonnan mukaan niin on, kuin miltä näyttää. Ja pahaltahan se näyttää, jos sekä pää- että valtiovarainministeri toteavat eri yhteyksissä kantanaan, että valtionhallinnon tietohallintokustannukset ovat liian suuret.

Syitä tietoteknologiaan hyödyntävien kehityshankkeiden toteutuksen haastavuuteen ja ongelmiin varmasti riittää. Jäykkä julkisia hankintoja säätelevä lainsäädäntö, hankkeiden liika tekniikkavetoisuus, valta- ja vastuukysymysten selkiytymättömyys, asiakaskunnan sitouttamisen haasteet toiminnallisiin uudistuksiin teknologian kehittämisen ohella, sortuminen liian laajoihin ja pitkäkestoisiin kehitysprosesseihin, liika toimittajavetoisuus ja vaikkapa väärät teknologiavalinnat; listaa on helppo jatkaa. Näistä riippumatta on kuitenkin tärkeää osata viestiä oikein.

Tekniikka ei tarjoa maagista luotia ongelmaratkaisuun mikäli sitä ei hyödynnetä oikein. Tietohallinto ei voi yksin toteuttaa uudistuksia, mikäli muu organisaatio ja erityisesti johtoporras ei ole sitoutunut riittävästi kehitysprosessiin. Tekemällä oppii, mutta oppi ei jakaudu muille, jos siitä ei kerrota. Siksi on tärkeää ottaa oppia onnistumisista sekä myös epäonnistumisista ja jakaa riittävästi tietoa eri tahoille tietoa molemmissa tapauksissa. Tässä asiassa meillä riittää hallinnon edustajina tekemistä.

Ari Uusikartano

 

 

Ari Uusikartano
tietohallintojohtaja
Ulkoasiainministeriö