Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry

TIVIA News: Tukifunktiosta strategian ytimeen

Punaisen Ristin Veripalvelu vie läpi digitaalista uudistusta, jossa IT:stä tulee oleellinen osa liiketoiminnan strategista johtamista. Keskeistä ison muutoksen onnistumisessa on johdon sitoutuminen.

ICT LEADERS FINLAND RY

TIVIAn jäsenyhteisö ICT Leaders Finland ry on liiketoiminnan ja tietohallinnon johtamisen ammattilaisten valtakunnallinen teemayhdistys. Keskeisenä tavoitteena on madaltaa esteitä tietohallinnon ja liiketoiminnan yhteistyön tieltä, osoittaa IT:n mahdollisuuksia ja tukea IT:n menestyksellistä hyödyntämistä. Lisätietoja: www.ictleadersfinland.fi

Digitaalisuuden täysimääräinen hyödyntäminen liiketoiminnassa on ajankohtainen puheenaihe kaikissa yrityksissä. Suomen Punaisen Ristin Veripalvelu päätti ryhtyä tuumasta toimeen ja käynnisti uudistuksen, jossa digitaalisuus tulee osaksi kaikkea toimintaa ja johtamista.

”Digitaalinen muutos on meille todella iso juttu. Se vaikuttaa kaikkiin prosesseihin ja muokkaa toimintatapoja ja yksittäisten työntekijöiden työnkuvia”, Veripalvelun tietohallintojohtaja Heikki Myllyniemi sanoo.

Hänen mukaansa keskeistä uudistuksessa on tietohallinnon ja liiketoiminnan strategian yhteensovittaminen.

”IT ei ole pelkkä kännyköistä ja työasemista huolehtiva tukifunktio, vaan IT:stä tulee osa liiketoiminnan strategista kehittämistä ja johtamista.”

Arkkitehtuuri arvioitiin ensimmäisenä

Veripalvelu huolehtii keskitetysti koko Suomen verivalmistehuollosta. Se rekrytoi vapaaehtoiset verenluovuttajat ja järjestää verenluovutuksen eri puolilla maata. Helsingin Kivihaassa veri testataan ja valmistetaan sairaaloiden tarvitsemiksi verivalmisteiksi.

Veripalvelu huolehtii myös valmisteiden valtakunnallisesta jakelusta.

Heikki Myllyniemen mukaan palveluprosessien digitalisoimisessa lähdettiin liikkeelle tietojärjestelmäarkkitehtuurin arvioinnista.

Arkkitehtuurinäkökulmassa tarkastellaan kaikkia liiketoiminnan tarpeita koko arvoketjun ja liiketoimintamallin näkökulmasta. Se tuo välittömän liiketoimintahyödyn eri tarpeiden paremmassa johdettavuudessa, riskien varhaisessa tunnistamisessa ja tiedon liikkumisessa saumattomasti ei osien välillä.   

Veripalvelussa käytiin läpi prosessit ja automatisointitarpeet esimerkiksi asiakkuuksien hallinnassa ja toiminnanohjauksessa.

”Joitain toimintoja on jo digitalisoitu, mutta digitaalisessa ketjussa on katkoksia. Tieto ei kulkenut sähköisesti koko prosessin läpi.”

Hyvä esimerkki sähköistettävistä palveluista ovat sairaaloiden verikeskuksista tulevat tilaukset, joista osa käsitellään edelleen perinteisillä viestintämenetelmillä.

”Meille tulee tilausten tiimoilta 15 000 puhelua ja 15 000 faksia vuodessa”, Myllyniemi havainnollistaa.

Uudistuksen pohjana kaupalliset ratkaisut

Veripalvelulla on tällä hetkellä käytössään muutamia tietojärjestelmiä, joista kaksi tärkeintä ovat veripankki- ja laboratoriojärjestelmät.

”Uudistuksessa erilaiset tietovarastot integroidaan niin, että tietoa voidaan hyödyntää digitaalisesti prosessien kaikissa vaiheissa.”

Myllyniemen mukaan aluksi pohdittiin, voisiko uudistuksen tehdä nykyisten Veripalvelua varten räätälöityjen tietojärjestelmien pohjalta. Sittemmin ykkösvaihtoehdoksi on kuitenkin noussut kaupallisten ratkaisujen hyödyntäminen.

”Päätimme, että emme lähde käyttämään toimialaspesifisesti räätälöityjä erillisratkaisuja, vaan analysoimme nyt valmiiden pakettiratkaisujen sovittamista tarpeisiimme. Valmiit järjestelmät kehittyvät jatkuvasti. Voimme jatkossa hyödyntää niiden uusia ominaisuuksia esimerkiksi pilviteknologiassa.”

Mallia muilta toimialoilta

Myllyniemen mielestä digitaalisia uudistuksia miettivien organisaatioiden kannattaa tutustua, millaisiin ratkaisuihin muilla toimialoilla on päädytty.

”Itse havaitsimme, että Veripalvelun erityispiirteistä huolimatta prosesseissamme on paljon samanlaisia piirteitä kuin monella muulla toimialalla. Voimme oppia muiden ratkaisuista.”

Myllyniemen mukaan esimerkiksi yhteydenpito verenluovuttajiin muistuttaa kauppojen kanta-asiakasohjelmia. Verivalmisteiden tuotantoprosessi ja logistiikka ovat puolestaan pitkälti samanlaista kuin vaikkapa elintarviketeollisuudessa.

Myllyniemen mielestä liiketoiminnan digitalisoinnissa keskeisintä on, että organisaation ylin johto ymmärtää IT:n strategisen arvon.

”Hankkeeseen on sitoutettu koko Veripalvelun johto hallitusta ja johtajaa myöten. Hyvä esimerkki sitoutumisesta on, että johtoryhmän tuotanto- ja palveluprosesseista vastaavat jäsenet osallistuivat kaikkiin tietojärjestelmäarkkitehtuuria pohtineisiin työpajoihin.”

Veripalvelun liiketoiminnot ovat ottaneet päävastuun digitalisointihankkeen läpiviennistä.

”Aiemmissa tietojärjestelmähankkeissa project owner on tullut aina IT-puolelta. Nyt hankkeesta vastaavat liiketoiminnoista vastaavat johtajat.”

Digiloikasta hyötyvät kaikki

Veripalvelun tavoitteena on aloittaa uuden Veripalvelujärjestelmäkokonaisuuden toimitusprojekti valitun järjestelmätoimittajan kanssa tämän vuoden aikana.

Ensi vuonna tärkeimpien tietojärjestelmien perusosuudet on tarkoitus korvata uusilla ratkaisuilla.

”Kahden vuoden kuluttua olemme uudistuksessa jo varsin pitkällä.”

Myllyniemi korostaa, että tärkeä osa muutosta on henkilökunnan sitouttaminen ja koulutus.

”Digitaalisen koneiston rakentamisen yhteydessä työntekijät on koulutettava, jotta he osaavat hyödyntää uusia työkaluja ja saavat digitaalisuudesta kaiken hyödyn irti omissa työtehtävissään.”

Myllyniemi uskoo, että digitalisointi tehostaa merkittävästi Veripalvelun palveluprosesseja. Verenluovuttaja lataa jatkossa puhelimeensa sovelluksen, jonka kautta hän voi varata ajan luovutukseen. Veripalvelu on luovuttajiin aktiivisesti yhteydessä sen mukaan, kuinka paljon verituotteita tarvitaan veriryhmäkohtaisesti.

Järjestelmästä voidaan myös ennustaa nykyistä paremmin tulevia tarpeita, kun järjestelmään on integroitu sairaaloiden verivalmisteiden käyttöä koskevat tietojärjestelmät.

Myllyniemi muistuttaa, että digitaalisella uudistuksella on myös iso taloudellinen merkitys.

”Veripalvelu voi säästää julkisen terveydenhuollon kustannuksia tehostamalla omaa toimintaansa sekä kansallista verihuoltoketjua. Jokaiselle säästyvälle eurolle on käyttöä suomalaisessa yhteiskunnassa.”

Kuva ja teksti: Matti Remes

Artikkelilaji: