Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry

TIVIA News: M-Filesin tiedonhallinta haastaa jättiläiset

Vuoden tietotekniikkatuotteeksi valittu M-Files haastaa kumouksellisella tiedonhallintaratkaisullaan IBM:n ja Microsoftin kaltaiset globaalit jättiläiset.

TIVIA ja Tietotekniikan tutkimussäätiö valitsivat M-Filesin tiedonhallintaratkaisun Vuoden 2015 tietotekniikkatuotteeksi.

Kuten moni muukin hyvä bisnesidea, myös tämä tuote syntyi arkisen ongelman ratkaisuyrityksestä, sanoo M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

Tamperelaisen ohjelmistoyrityksen päänvaivana oli omiin projekteihin liittyvien dokumenttien ja tietojen hallinta. Kun sopivaa ratkaisua ei markkinoilta löytynyt, yritys näki, että markkinoilla olisi tilaa uudenlaiselle tiedonhallintaohjelmistolle.

”Monen kilpailijan tiedonhallinta perustuu perinteiseen kansiorakenteeseen. M-Filesin ratkaisussa käytettävyys ratkaisee, ja tietoa hallitaan sisällön ja metatietojen avulla”, Mäkitalo tiivistää.

Oikea tieto löytyy nopeasti

M-Filesin myynnistä ja palveluista vastaava johtaja Jussi Salmi sanoo, että perinteisissä tiedonhallintajärjestelmissä esimerkiksi sopimusdokumenttia haettaessa pitää ensin muistella, mihin paikkaan kollega on sen tallettanut.

”Tiedon hakemiseen menee runsaasti työaikaa. Ja kun tiedoston lopulta löytyy, ei voi olla täysin varma, onko kyseessä varmasti se kaikkein viimeisin versio”, Salmi huomauttaa.

M-Filesin järjestelmässä viimeisin versio oikeasta dokumentista löytyy aina, sillä versionhallinta toteutuu automaattisesti.

M-Filesin ratkaisussa dokumentit, tiedostot ja muu jäsentämätön tieto voidaan integroida eri liiketoimintajärjestelmien, kuten CRM-, ERP- ja HR-järjestelmien, tuottaman tiedon kanssa.

”Jatkossa ohjelmistomme toimii eräänlaisena älykerroksena organisaation muiden järjestelmien päällä. Se hyödyntää tehokasta hakumoottoria, automaattista luokittelua ja koneellista oppimista. Niiden avulla tietoa voidaan jäsentää sen merkityksen ja arvon mukaan ilman, että tietoa tarvitsee siirtää.”

Kilpailuvalttina helppokäyttöisyys

Ohjelmiston käyttäjäystävällisyyteen on Jussi Salmen mukaan kiinnitetty paljon huomiota.

Ratkaisun avulla käyttäjät pääsevät yhden sovelluksen ja käyttöliittymän kautta käsiksi eri järjestelmien tietoihin. Tiedosta voi myös lähettää suojattuja linkkejä yhteistyökumppaneille.

Salmi huomauttaa, että kriittiset loppukäyttäjät tyypillisesti vihaavat uusia tietojärjestelmiä. M-Filesin ohjelmiston käyttäjätyytyväisyyskyselyissä 98 prosenttia loppukäyttäjistä on ollut järjestelmään tyytyväisiä.

”Oleellinen juttu on helppokäyttöisyys. Tiedonhallintaratkaisussamme on esimerkiksi ´googlemaisia´ elementtejä. Niiden ansiosta kaikki nettiselainta käyttäneet osaavat sitä käyttää”, Salmi havainnollistaa.

Vastassa globaalit jättiläiset

Miika Mäkitalo sanoo, että M-Filesin kilpailijoista poikkeava ratkaisu on saanut runsaasti huomiota. Kansainväliset markkinatutkimuslaitokset Gartner, Forrester ja Nucleus Research ovat nostaneet M-Filesin maailman johtavien toimijoiden seuraan.

M-Filesin kilpailijoita tiedonhallintajärjestelmissä ovat IBM:n, Microsoftin ja Open Textin kaltaiset globaalit jätit.

Mäkitalon mukaan M-Files kasvaa nyt huomattavasti nopeammin kuin toimiala keskimäärin. Yrityksen liikevaihto nousi viime vuonna 30 miljoonaan euroon, josta jo yli puolet tuli kansainvälisiltä markkinoilta.

”Myynti kasvaa Suomessa, mutta kansainvälisillä markkinoilla kasvu on vieläkin nopeampaa.”

Mäkitalo laskee, että jo useat tuhannet yritykset yli 100 maassa käyttävät M-Filesia. Suomessa yrityksen ohjelmisto on käytössä yli tuhannessa organisaatiossa. Asiakkaita ovat muun muassa SSAB, Gasum, Caverion, Kemira, Patria ja Securitas.

Ulkomailla M-Files on kasvanut etenkin Yhdysvalloissa, jossa sillä on jo lähes sata työntekijää.

Suomalaisyrityksellä on maatoimisto lisäksi Iso-Britanniassa.

”Tarkoitus on avata toimistot tänä vuonna myös Ranskaan, Saksaan ja Australiaan”, Mäkitalo suunnittelee.

Sijoittajat näkevät paljon potentiaalia

Maaliskuussa M-Files kertoi 33 miljoonan euron rahoituksesta pääomasijoittajilta. Rahoituskierrokseen osallistuivat ranskalainen Partech Ventures, brittiläinen Draper Esprit ja Suomen Teollisuussijoitus.

Pääomasijoitus on yksi kaikkien aikojen suurimmista sijoituksista suomalaiseen alkuvaiheen kasvuyritykseen.

”Sijoitus kiihdyttää M-Filesin kansainvälistymistä ja lisää myös tuotekehityspanostuksia”, Mäkitalo sanoo.

M-Files on lyhyessä ajassa kasvanut yli 310 hengen yritykseksi. Mäkitalon mukaan Suomessa osaavan henkilökunnan löytäminen ei ole tuottanut suurempia ongelmia.

”Yrityksen tunnettuus alkaa olla hyvä, joten olemme saaneet paljon hyviä hakemuksia avoimiin paikkoihin.”

Tuotekehitys huippua Suomessa

Viime aikoina M-Files on rekrytoinut tietotekniikan ammattilaisia muun muassa työtehtäviin, joissa tuetaan ratkaisumyyntiä ja konsultoidaan asiakkaita ratkaisujen käyttöönotossa. Myös tuotekehitystiimiä on vahvistettu.

Mäkitalon mielestä Suomessa löytyy huippuosaamista teknologiassa. Muussa tapauksessa runsaan 300 hengen yritys tuskin pystyisi kilpailemaan tasapäisesti kymmenien tuhansien työntekijöiden globaalien jättiläisten kanssa.

”Menestyminen kilpailussa on osoitus siitä, että tuotekehityksen laatu on Suomessa briljanttia. ”

Yleisellä tasolla Mäkitalo kaipaa eniten osaamista ja asennetta myyntiin ja markkinointiin.

”Suomessa on tapana hioa tuote viimeisen päälle, jolloin myyntiin ja markkinointiin ei riitä enää paukkuja. Silloin kilpailun voi joissakin tapauksissa viedä teknologisesti heikompi tuote, jota osataan kuitenkin myydä tehokkaammin.”

Teksti: Matti Remes

Artikkelilaji: