Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry

TIVIA ry:n tietosuojaseloste

Henkilörekisterilain (471/87) 10 §:n mukaisesti:

1. Rekisterinpitäjä Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry
Y-tunnus: 0202220-3
Lars Sonckin kaari 12, 02600 Espoo
Sähköposti: tivia(at)tivia.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Anneli Ranta-Kuusinen
Lars Sonckin kaari 12, 02600 Espoo
Sähköposti: jasenasiat(at)tivia.fi

3. Rekisterin nimi

TIVIA ry:n asiakasrekisteri

Rekisteri muodostuu erillisistä alarekistereistä, joita ovat TIVIA ry:n jäsenyhdistysten jäsenrekisteri, TIVIA ry:n kokonaan omistaman Infuture Oy:n asiakasrekisteri, tapahtumakohtainen osallistujarekisteri, markkinointirekisteri, rekisteri tutkimustarkoituksia varten sekä taloushallintajärjestelmä. Rekistereihin tallennetaan jäsentietojen lisäksi yhdistysten luottamushenkilöiden, tutkimuksiin osallistuneiden, kouluttajien, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden, sitoumuksen tehneiden, työ- ja palvelussuhteessa olevien sekä muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilötietoja.

4. Rekisterin pitämisen peruste
  • Yhdistyslain (26.5.1989/503) 11 §:n mukaisen jäsenluettelon laadinta ja ylläpito
  • Liiton yhteiskunnallinen tehtävä it-alan tutkimustiedon tuottajana ja välittäjänä
  • Hallinnollisen tehtävän suorittaminen TIVIAn jäsenyhdistyksille, joiden puolesta jäsenrekisterinpitäjä toimii
  • Tutkimustoiminta ja muu alaan liittyvä viestinnällinen toiminta liittyen Euroopan laajuiseen yhteistyöhön
  • Markkinointitarkoituksiin ylläpidettävä asiakasrekisteri asiakassuhteen ylläpitoon, potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden kontaktointia varten
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n ja sen jäsenyhdistysten jäsenrekisteri, joka sisältää tiedot näiden jäsenistä. Rekisterinpitäjä käyttää jäsenrekisteriä ensisijaisesti jäsenyhdistysten ja jäsenistön jäsenasioiden hoitamiseen.
Tietoja saavat käyttää käyttöoikeusrajoituksin vain ne TIVIA ry:n palveluksessa olevat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävien hoitamiseen, sekä sovituin rajoituksin yhdistysten luottamushenkilöt omien jäsentensä jäsentietojen raportoimiseen TIVIA ry:n tietosuojasäännösten ja ohjeiden mukaisesti.

Asiakasrekistereissä ovat tämän lisäksi tallennettuna liiton ja yhdistyksien koulutustilaisuuksien ja tapahtumien osallistujat, sertifiointikokeisiin osallistuneet ja sertifikaatteja suorittaneet, TIVIA ry:n henkilökunta ja hallituksen jäsenet, sekä yhdistysten luottamus- ja muut toimihenkilöt sekä TIVIA ry:n yhteistyökumppanuuksiin liittyvien henkilöiden tiedot.

Markkinointirekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään TIVIA ry:n sekä sen omistaman Infuture Oy:n tapahtumista ja toiminnasta tiedottamiseen ja niiden markkinointiin sekä TIVIA ry:n jäsenyysmarkkinointiin. Tietoja voidaan käyttää myös tutkimustoiminnallisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin.

Rekisterin pitäjä voi käsitellä tietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • jäsenyhdistysten jäsenten tietojen ylläpito
  • jäsenetulehtien tilaajarekisterin osoitetietojen ylläpito lehtien toimittamista varten
  • TIVIAn ja sen jäsenyhdistysten jäsenetujen toimittaminen sekä jäsenpalveluista ja eduista tiedottaminen
  • rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden tarjoamien etujen ja palveluiden suoramarkkinointi jäsenistölle
  • asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta
  • alan tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinointi jäsenistölle
  • jäsenyhdistysten jäsentoiminta
  • verkkopalveluilla tapahtuva toiminta
  • jäsenmaksujen laskuttaminen ja yhdistysosuuden tilitys jäsenyhdistyksille
  • rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
  • tutkimustoiminnalliset ja tilastolliset tarkoitukset sekä jäsenmatrikkelin tuottaminen
  • tietotekniikka-alan, päättäjien, ammattilaisten ja yhdistystoiminnan historia- ja arkistotiedon kerääminen tutkimustarkoituksiin
  • sertifiointitoimintaan liittyvä tietojen käsittely, mm. ilmoittautumiset, suoritustiedot, ja sertifiointiin liittyvät maksutiedot
6. Rekisterin tietosisältö

Jäsenistä kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:

  • Jäseneen liittyvät tiedot
    • täydellinen nimi
    • kotikunta ja -maa
    • lähiosoite
    • postinumero ja -toimipaikka
    • jäsennumero
    • puhelin- ja matkapuhelinnumero
    • sähköposti
    • syntymäaika
    • ammattinimike
    • työnantaja
    • kielikoodi
    • jäsenen suostumus suoramarkkinointiin
    • käyttäjätunnus ja salasana
    • osaaminen
    • koulutus
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot
    • jäsenyhdistys, jonka kautta henkilö/yhteisö on TIVIAn jäsen
    • jäsenyydet
    • jäsenlaji
    • liittymis- ja eroamisajankohta
    • jäsenetuvalinnat
    • jäsenmaksutiedot
    • tieto jäsenen osallistumisesta yhteisön järjestämiin koulutuksiin jatapahtumiin
  • henkilöön liittyvä liiton luottamus- ja järjestötehtävät ja niihin liittyvä toimikausi
  • yritysjäsenen kohdalla lisäksi tieto yhteyshenkilöstä, y-tunnus ja www-sivujenosoite
  • henkilön (ei-jäsen) osallistuminen yhteisön järjestämiin koulutuksiin jatapahtumiin
  • sertifikaattisuoritukset: ilmoittautuminen sertifiointikokeisiin, niihin liittyvätmaksutiedot ja sertifikaattisuoritukset
  • tutkimus- ja markkinointitarkoituksiin kerättävät tiedot
7. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseneltä itseltään, tai hänen edustajaltaan. Tietolähteenä ovat jäsenten liittyessä antamat tiedot sekä jäsensuhteen aikana jäseniltä saadut tai kerätyt tiedot. Jäsentietomuutoksia vastaanotetaan tarvittaessa myös mm. jäsenetuna tulevan lehden välittämänä sekä jäsenmaksun maksajana olevan työnantajan ilmoituksesta, palveluiden oston ja käytön yhteydessä ja internetpalvelun omat tiedot -osiossa. Henkilöistä kerätään tietoja markkinointirekisteriin myös kontaktoinnin yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti. Tietoja säilytetään se aika, joka on välttämätön ym. käyttötarkoitusten vuoksi.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä toimitetaan säännöllisesti tietoja liiton jäsenyhdistyksiin jäsentoimintaa varten. Tietoja luovutetaan jäsenetujen toimittamista varten. Osoitetietoja luovutetaan tapauskohtaisesti erilaisiin markkinointitarkoituksiin. Tietoja luovutettaessa otetaan huomioon jäsenten ilmoittamat kiellot tietojensa luovuttamisesta.

Jäsenten tietoja voidaan suoramarkkinointikiellosta huolimatta aina luovuttaa TIVIA ry:n yhteistyökumppaneille jäseneduista tiedottamista varten. Tämän lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin sekä historiantutkimusta ja -kirjoittamista varten TIVIA ry:n valitsemille yhteistyökumppaneille.

Muusta tietojen luovutuksesta päättää TIVIA ry:n tietoturvatyöryhmä. 

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle TIVIA ry voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle TIVIA-yhteisön käyttäessä alihankkijoita tietojen käsittelyyn. Siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein TIVIA ry:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Tietojen katseluun ja muuttamiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tietoja käsittelevät TIVIA ry:n jäsentietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Yhteys järjestelmään tapahtuu salattua internetyhteyttä käyttäen.
11. Tarkastusoikeus ja oikeus korjata virheellinen tieto

Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Rekisterin tietolähteet on todettu edellä, kohta 7. Säännönmukaiset tietolähteet. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle. Henkilön tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero ja käyttäjätunnus (jäsennumero tai sähköposti).

Tarkistuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
TIVIA ry/Anneli Ranta-Kuusinen
Lars Sonckin kaari 12
02600 Espoo

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Tarkistuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö on tehtävä TIVIA ry:n asiakasrekisteriä hoitavalle taholle kirjallisesti osoitteeseen jasenasiat(at)tivia.fi. Pyynnössä tulee esittää tiedon korjaamiseksi tarpeelliset seikat ja asiakkaan yksilöintiin tarvittavat tiedot. Jäsen voi korjata tietonsa myös kirjautumalla omilla tunnuksillaan suojattua yhteyttä käyttäen jäsenrekisterin omien tietojen ylläpitopalveluun.

12. Kielto-oikeus Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n mukaan oikeus kieltää rekisterinpitäjää luovuttamasta tai käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia varten. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen jasenasiat(at)tivia.fi. Jäsen voi merkitä suoramarkkinointikiellon omiin rekisteritietoihinsa myös kirjautumalla omilla tunnuksillaan jäsenrekisterin omien tietojen ylläpitopalveluun.